Importieren von Kontaktinformationen
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Die erste Frage, die Ihnen wahrscheinlich in den Sinn kommt, wenn Sie über den Import von Daten nachdenken, ist "Wie bekomme ich alle meine Geschäftskontakte und andere Informationen aus meinem alten System in Daylite". Es lässt sich nicht leugnen, dass der Import von Kontaktinformationen sehr wichtig ist, und das Letzte, was Sie wollen, ist, dass diese Informationen verloren gehen.
Der Datenimport kann Kalender, Aufgaben oder Notizen umfassen, am häufigsten werden jedoch Personen- und Firmen-Daten importiert
In den meisten Fällen ist der Quellcode Ihrer Daten entweder eine Tabellenkalkulation oder ein Textexport aus einem anderen System im so genannten CSV (Comma Separated Values) oder TSV (Tab Separated Values) Format.
Eine CSV-Datei trennt ihre Daten, wie der Name schon sagt, durch eine Reihe von Kommas. Wenn eine CSV-Datei in Daylite importiert wird, kann es manchmal zu Fehlern kommen, weil ein Komma in ein Adressfeld gesetzt wurde. Dies kann dazu führen, dass die Daten von einem Feld in ein anderes, nicht verwandtes Feld verschoben werden.
Eine TSV-Datei ist in der Regel etwas stabiler, da die einzelnen Felder durch Tabulatoren getrennt sind. Wenn Sie die Möglichkeit haben, sollten Sie immer versuchen, im TSV-Format zu importieren. Speichern Sie die Tabellenkalkulationsdatei als Tabulator-getrennte Textdatei (.txt).
Im folgenden Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine einfache Liste mit Kontaktdaten aus einer Tabellenkalkulation in Daylite importieren können.
Wählen Sie Datei > Getrennte Textdaten importieren.
Die folgende Tabelle enthält eine Liste mit drei Personen, die in Daylite importiert werden sollen. Denken Sie daran, dass jede der Spalten in der Tabelle einem entsprechenden Feld in Daylite entspricht.
Sobald Sie die Importdatei ausgewählt haben, wird das Hauptfenster von Daylite für den Datenimport angezeigt.
Daylite wählt zunächst Personen aus, da dies die häufigste Art von Daten ist, die importiert wird. Sie können über das Menü Art auch andere Datentypen importieren.
Jede Tabellenkalkulationsspalte aus den Quelldaten wird als Zeile in alphabetischer Reihenfolge in der Quellspalte angezeigt. Sie müssen die Quellfelder der Tabellenkalkulation mit den Zielfeldern in Daylite abgleichen. Dazu müssen Sie jede Spalte der Kalkulationstabelle manuell den entsprechenden Daylite-Feldern zuordnen. Auf diese Weise können Sie Daylite mitteilen, wo die einzelnen Informationen hinzugefügt werden sollen.
Jede Spaltenüberschrift in einer Kalkulationstabelle wird als Quelle bezeichnet, mit einem entsprechenden Daylite-Feld, dem Ziel. Ordnen Sie z. B. den Vornamen in der Kalkulationsdatei dem Feld Vorname in einer Daylite-Kontaktkarte zu. Achten Sie bei diesem Vorgang darauf, dass jedes Feld korrekt zugeordnet wird.
Profi-Tipp:
Bevor Sie auf die Schaltfläche "Importieren" klicken, sollten Sie die Zuordnung ein letztes Mal überprüfen.
Hier sind einige Dinge, die Sie beim Import Ihrer Daten beachten sollten:
Versuchen Sie, alle Daten zu entfernen, die nicht benötigt werden. Dazu gehören alle zusätzlichen Zeilen oben und unten. Bereinigen Sie Ihre Daten, damit sie übersichtlich sind.
Vergewissern Sie sich, dass Ihre Daten im gesamten Arbeitsblatt konsistent sind.
Um Verwirrung während des Importprozesses zu vermeiden, versuchen Sie, die Spalten der Kalkulationstabelle mit den Quellfeldern in Daylite abzugleichen.
In der untenstehenden Abbildung sehen Sie, dass jede der Quellspalten mit einem entsprechenden Zielfeld in Daylite verknüpft wurde. Es ist wichtig, dass Sie wissen, was die einzelnen Schaltflächen, Menüs oder Auswahlmöglichkeiten bewirken, damit der Datenimport reibungslos verläuft.
Verwenden Sie die Option Vorschau, um zu prüfen, ob die Daten den richtigen Feldern zugeordnet sind. In dieser Ansicht können Sie durch jede Zeile des Arbeitsblatts klicken und sehen, wie das Endergebnis nach dem Import aussehen wird.
Ein wichtiger Schritt bei der Vorbereitung Ihres Imports ist die Auswahl des Speicherortes in Daylite. Vergewissern Sie sich, dass Quelle und Ziel entsprechend aufeinander abgestimmt sind. Keine Sorge, Sie können sich eine Vorschau Ihrer Arbeit ansehen, um zu sehen, wie sie in Daylite aussehen wird.
Obwohl es möglich ist, mehrere Adressen auf einmal zu importieren, wird es in den meisten Fällen nur eine Adresse für eine Person geben, so dass Sie hierfür die Primäradresse verwenden sollten. Die primäre Adresse ist die erste Adresse in der Liste. Wenn Sie die importierte Person bereits in Daylite haben, wird zunächst entschieden, ob es sich um eine doppelte oder eine neue Person handelt. Wenn es sich um eine doppelte Person handelt, werden alle bereits vorhandenen Telefon-, E-Mail- und Adressdaten überschrieben.
Wie wir bereits erwähnt haben, verwaltet Daylite getrennte Datensätze für Personen und Unternehmen. Sie können Personen- und Firmendatensätze separat in zwei Importdurchgängen importieren, wenn Sie dies wünschen. Wenn Sie Personendatensätze importieren, bei denen auch das Feld Unternehmen vorhanden ist, können Sie die Person und entweder:
Erstellen Sie einen neuen Firmendatensatz und verknüpfen Sie die Person mit diesem. Sie können auch ein Feld für die Rolle oder den Jobtitel aus der Tabelle verwenden, wenn es verfügbar ist.
Verknüpfen Sie die Person mit einem bestehenden Firmendatensatz.
Beim Importieren von Personendatensätzen ist es möglich, gleichzeitig Firmendatensätze zu erstellen und zu verknüpfen. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten, die jedoch unterschiedliche Ergebnisse liefern.
Unternehmen (überschreibt die Standardorganisation) Wenn mehrere Personen mit einem einzigen Unternehmen verknüpft sind, wären im Endergebnis des Imports mehrere Personen mit nur einem Unternehmen verknüpft. Dies funktioniert nur, wenn der Firmenname in jeder Zeile genau gleich geschrieben ist.
Unternehmen (Firma/Arbeitsplatz) Bei dieser Option wird der Firmenname nicht zusammengeführt, so dass zwei separate Firmendatensätze erstellt werden.
Daylite versucht, Duplikate während des Importvorgangs zu erkennen und zu behandeln. Dadurch wird sichergestellt, dass neue, zusätzliche Informationen zu einem bereits vorhandenen Datensatz hinzugefügt werden können. Dies ist sehr hilfreich bei der Aktualisierung von Informationen für Personen- und Firmendatensätze in Daylite.
Daylite vergleicht dazu drei Felder. Vorname, Nachname, und E-Mail-Adresse. Wenn alle drei Felder identisch sind, geht Daylite davon aus, dass es sich bei dem Datensatz um dieselbe Person handelt und fügt kein Duplikat hinzu. Wenn sich eines der drei Felder unterscheidet, erstellt Daylite einen neuen Datensatz.
Wenn Sie mit den endgültigen Datenzuordnungen zufrieden sind, können Sie auf Importieren drücken. Wie wird Ihre Datenbank aussehen, nachdem Sie all diese Arbeit erledigt haben?
Wenn Sie in Ihrer Daylite-Seitenleiste unter Personen nachsehen, sehen Sie Letzter Import. Hier finden Sie all Ihre harte Arbeit. Sehen Sie, wie ein einziger Unternehmensdatensatz mit zwei damit verknüpften Personen erstellt worden ist?
Hier sind nur einige weitere Ideen aus einer langen Liste von Importfeldoptionen:
Importieren von Daten aus Personendatensätzen in Formulare
Importieren von Notizen mit bestimmten Daten
Importieren von Kategorien sowohl für Personen als auch für Firmen.
Importieren von Geburtstagen und Jahrestagen
Importieren von Extra Feldern und Extra Daten
Importieren von zusätzlichen Daten über Firmen
