Erstellen einer neuen Aufgabe
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Neue Aufgaben lassen sich in zwei Kategorien einteilen.
Eine Unverknüpfte neue Aufgabe kann als eigenständige Aufgabe erstellt werden, d. h. sie ist mit nichts anderem verknüpft, wie z. B. Batterien im Laden kaufen..
Eine verknüpfte neue Aufgabe erhält einen Kontext, indem sie mit einem anderen Objekt in Daylite verknüpft wird, z. B. die Aufgabe mit einer Person.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine neue Aufgabe in Daylite zu erstellen.
Die erste Möglichkeit besteht darin, über das Dateimenü eine nicht verknüpfte neue Aufgabe zu erstellen. Es ist sehr wichtig zu beachten, dass die neue Aufgabe mit keinem anderen Objekt in Daylite verbunden ist und daher als eigenständige Aufgabe fungiert.
Eine weitere Möglichkeit, eine neue Aufgabe zu erstellen, besteht darin, die Schaltfläche Neues Objekt zu wählen.
Sie können auch jedem bestehenden Objekt eine neue Aufgabe hinzufügen, indem Sie auf das rechte Objektmenü zugreifen.
Wenn Sie beispielsweise eine neue Aufgabe zu einem Kontakt hinzufügen möchten, müssen Sie diesen einfach über die Menüschaltfläche oben rechts in der Daylite App auswählen.
Profi-Tipp:
Mit der Tastenkombination Command + L können Sie schnell eine kontextbezogene Verknüpfung mit einem beliebigen Objekt in Ihrem Daylite herstellen.
Sie können sogar Ihre eigene Tastenkombination festlegen, indem Sie zu Einstellungen > Allgemein > Tastenkombination für Aufgabenschnelleingabe navigieren. Dies ist eine fantastische Möglichkeit, Ihre Aufgabe schnell und einfach mit einem Objekt zu verknüpfen.
Es ist hilfreich zu verstehen, was die einzelnen Teile einer neuen Aufgabe bewirken und warum Sie so viele Abschnitte wie möglich ausfüllen sollten, denn wenn Sie diese Informationen jetzt bereitstellen, werden Sie später dafür belohnt.
Zum Beispiel werden Sie dadurch viel produktiver sein;
Wenn Sie eine neue Aufgabe mit dem Auftrag Frank anrufen, um über den Preis des Geschäfts zu verhandeln festlegen, wird die Aufgabe, Frank anzurufen, viel einfacher, da sein Kontaktdatensatz mit Telefonnummer nur einen Klick entfernt ist. Wenn die Aufgabe nicht mit dem Datensatz von Frank verknüpft ist, müssen Sie den Datensatz von Frank in Daylite suchen. Wenn Sie etwas Zeit darauf verwenden, die Aufgabe mit der richtigen Person, dem richtigen Unternehmen, der richtigen Chance, dem richtigen Projekt usw. zu verknüpfen, wird sichergestellt, dass die Aufgabe in der Verlaufsansicht des verknüpften Objekts oberhalb der roten Linie erscheint.
Dies hilft Ihnen und anderen Benutzern zu erkennen, mit welcher Chance die Aufgabe verknüpft ist, und hilft Ihnen, wenn Sie in der Daylite-Historie zurückblicken.
Erstellen Sie zunächst eine neue Aufgabe, indem Sie sie aus dem Menü Neues Objekt auswählen.
Titel der Aufgabe: Dies ist eine Beschreibung der Aufgabe. Wir empfehlen, dass Sie versuchen, Ihren Aufgaben vollständig realisierte Namen zu geben, wie z. B. "Herausfinden, ob John unseren Vorschlag für das Fotoshooting am Strand akzeptiert" statt "Treffen mit John". Auf diese Weise wissen Sie bei der späteren Überprüfung der Aufgabe genau, was zu tun ist. Wir wollen Aufgaben auch so benennen, dass wir sie leicht als erledigt abhaken können. Jeder sieht gerne eine Liste erledigter Aufgaben am Ende des Tages. Möglicherweise müssen Sie die Aufgabe in mehrere kleinere Aufgaben aufteilen. Ein Beispiel: Aufgabe Nr. 1 könnte sein, die Telefonnummer von John herauszufinden, während Aufgabe Nr. 2 darin besteht, Johns Zustimmung zu dem Vorschlag für ein Fotoshooting am Strand einzuholen. Wenn wir Johns Telefonnummer nicht kennen (Aufgabe 1), können wir seine Zustimmung nicht einholen (Aufgabe 2).
Erledigt-Kästchen: Markieren Sie dieses Kästchen, wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben. Daylite fügt dann automatisch ein Enddatum hinzu und hält die Dauer der Aufgabe in Tagen, Stunden und Minuten fest.
Details hinzufügen: Wenn es zusätzliche Informationen gibt, die nicht in den Aufgabentitel passen, können Sie hier zusätzliche Informationen oder Anweisungen hinzufügen.
Kategorie: Sie können eine eigene Liste von Kategorien erstellen oder die in Daylite enthaltenen Kategorien verwenden. Eine gute Möglichkeit, Kategorien zu verwenden, besteht darin, die Art der betreffenden Aktivität anzugeben. Handelt es sich beispielsweise um eine E-Mail, einen Telefonanruf oder etwas, das Sie im Büro erledigen müssen? Mit Hilfe der Kategorie können Sie dann intelligente Listen erstellen, die Ihnen helfen, alle Ihre Aufgaben in verschiedene Aktivitäten zu sortieren.
Fälligkeitsdatum: Hier wird das Datum angegeben, bis zu dem die Aufgabe erledigt werden soll. Das Fälligkeitsdatum wird verwendet, um eine Aufgabe an anderen Stellen in Daylite anzuzeigen, z. B. im Kalender und in der Startansicht. Sie sollten immer ein Fälligkeitsdatum festlegen, da die Aufgabe dann im Daylite-Kalender angezeigt wird. Wenn Sie das Fälligkeitsdatum leer lassen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Aufgabe noch einmal zur Überprüfung sehen können, geringer, und die Aufgabe bleibt möglicherweise unbearbeitet. Ein weiterer Grund für die Festlegung eines nominalen Fälligkeitsdatums ist, dass Daylite Sie an Aufgaben erinnern kann, die überfällig sind.
Profi-Tipp:
Sie können Erinnerungen an die Fälligkeit von Aufgaben so einstellen, dass sie entweder vor, am oder nach dem Fälligkeitsdatum ausgelöst werden. Wenn dies mit einer Benachrichtigung verbunden ist, werden Sie nichts verpassen.
Sie können festlegen, dass Daylite automatisch ein vorher festgelegtes Fälligkeitsdatum festlegt, indem Sie Daylite-Einstellungen > Standardwerte > Aufgaben > Fälligkeitsdatum automatisch festlegen wählen.
Sie können auch festlegen, dass Daylite automatisch ein Startdatum festlegt, das auf dem Datum basiert, an dem Sie die Aufgabe erstellt haben. Wählen Sie dazu Daylite-Einstellungen > Standardwerte > Aufgaben > Startdatum automatisch festlegen.
Eine typische Einstellung wäre z. B., dass alle Aufgabenerinnerungen auf morgen oder den nächsten Tag eingestellt werden. Durch das Hinzufügen des Fälligkeitsdatums wird sichergestellt, dass Sie die Aufgabe erfasst haben und dass Sie sie leicht wieder aufrufen können, um sie zu überprüfen, zu klären und dann zu erledigen, damit Sie sie als erledigt markieren können.
Wiederholen: Das Hinzufügen einer sich wiederholenden Aufgabe ist eine großartige Möglichkeit, sich regelmäßig daran erinnern zu lassen, etwas zu tun. Legen Sie eine sich wiederholende Aufgabe fest, die Sie daran erinnert, Ihre Kunden zu kontaktieren und eine regelmäßige Kontoüberprüfung zu vereinbaren. Oder legen Sie eine sich wiederholende Aufgabe fest, um sicherzustellen, dass Sie den Zugangscode für Ihr Bürogebäude alle 6 Monate ändern. Das Tolle an sich wiederholenden Aufgaben ist, dass die nächste sich wiederholende Aufgabe erst erstellt wird, wenn Sie die aktuelle Aufgabe abgeschlossen haben. Das bedeutet, dass Sie keine lange Reihe ähnlicher Aufgaben erhalten, die sich in die Zukunft erstrecken, wenn Sie Ihre Aufgabenlisten überprüfen.
Verknüpfung: Die Verknüpfung gibt der Aufgabe einen Kontext. Wenn Sie eine Aufgabe mit einer Person verknüpfen, wird die Aufgabe in der Zeitleiste der Person angezeigt. Dies ist sehr hilfreich, wenn Sie sich ansehen, was Sie mit einem Kunden gemacht haben. Wenn die Aufgabe noch nicht erledigt ist, wird sie unabhängig von ihrem Fälligkeitsdatum über der roten Linie Jetzt angezeigt. Wenn die Aufgabe erledigt ist, erscheint sie unterhalb der roten Jetzt-Linie und wird nach ihrem Erledigungsdatum sortiert.
Berechtigungen: Es ist möglich, verschiedene Attribute zu definieren, um zu kontrollieren, wer die aktuelle Aufgabe sehen und/oder bearbeiten kann. Wenn Sie die Berechtigungen nicht ändern, wird die Aufgabe automatisch auf Öffentlich gesetzt, was bedeutet, dass sie von allen Benutzern eingesehen werden kann. Ein Beispiel: Sie haben eine Aufgabe zur Organisation einer Überraschungsparty für Steven, einen Ihrer Mitarbeiter. Durch die Verwendung von Berechtigungen können Sie sicherstellen, dass die Aufgabe in Daylite für Steven nicht sichtbar ist.
Eigentümer: Derjenige, der die Aufgabe erstellt, wird als Eigentümer festgelegt..
Delegieren: Dies ist eine sehr nützliche Funktion, wenn Sie in Daylite in einem Team arbeiten. Sie beginnen damit, eine Aufgabe zu erstellen und das Ziel zu umreißen. Über die Schaltfläche "Delegieren" können Sie die Aufgabe einem anderen Benutzer "zuweisen", haben aber immer noch die Gesamtverantwortung für sie. Wenn Sie eine Aufgabe delegieren möchten, stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung:
Sie können den Benutzer auswählen, an den Sie delegieren möchten.
Sie können eine Notiz hinzufügen, in der Sie erklären, warum die Aufgabe delegiert wird, oder vielleicht einige zusätzliche Anweisungen geben.
Wenn Sie das Kästchen "Bei Änderungen benachrichtigen" ankreuzen, erhält die Person, die die Aufgabe delegiert hat, eine Benachrichtigung, wenn Änderungen an der Aufgabe vorgenommen werden.
Erstellt: Dieser Datensatz speichert das Datum, an dem die Aufgabe erstellt wurde und welcher Benutzer sie erstellt hat. Dieses Datum kann nicht nachträglich geändert werden.
Geändert: Dies ist das Datum und die Uhrzeit, zu der die letzten Änderungen an der Aufgabe vorgenommen wurden. Beachten Sie, dass Daylite nicht aufzeichnet, welcher Benutzer die Änderung vorgenommen hat.
Feld hinzufügen: Standardmäßig weist Daylite die gängigsten Felder zum Ausfüllen zu, es gibt jedoch auch andere Felder, die Sie verwenden können. Mit der Option "Feld hinzufügen" können Sie weitere Felder auswählen, die bei der Verwendung von Aufgaben hilfreich sein können.
Profi-Tipp:
Sie können bestimmte Felder, die Sie bei der Verwendung von Daylite sehen möchten, hinzufügen oder entfernen. Gehen Sie zu Einstellungen -> Karten bearbeiten - Aufgaben. Die verfügbaren Felder sind für jedes Objekt unterschiedlich.
