Gruppen verwenden
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Die Gruppen von Daylite werden manchmal ein wenig übersehen, sind aber eine wirklich effektive Möglichkeit, Ihren Tag zu organisieren. Am häufigsten wird eine Gruppe verwendet, wenn Sie eine Liste von Personen erstellen, die Sie anrufen oder per E-Mail kontaktieren möchten. Dazu müssen Sie lediglich eine Gruppe erstellen, ihr einen Titel geben und dann die Namen der Kontakte entweder in die Gruppe ziehen oder sie über eine Verknüpfung hinzufügen. Von da an können Sie beim Senden einer E-Mail einfach den Gruppennamen auswählen, und jeder Kontakt innerhalb der Gruppe erhält dieselbe E-Mail.
Gruppen können auch verwendet werden, um Personen zu organisieren, die an verschiedenen E-Mail-Marketing-Kampagnen teilnehmen. Zum Beispiel ist DirectMail ein Softwareprodukt für Massen-E-Mails, das sich mit Daylite.
Daylite-Gruppen können verwendet werden, um die Liste der Empfänger zwischen Daylite und DirectMail zu synchronisieren.
Die Verwendung von Gruppen anstelle einer Kontaktliste hat mehrere Vorteile:
Sie können Gruppen mit anderen Nutzern teilen.
Gruppen enthalten einen Aktivitätsverlauf, d.h. Sie können Aufgaben oder Notizen hinzufügen, um die Aktivitäten der Gruppe zu dokumentieren und chronologisch zu überprüfen.
Sie können innerhalb jeder Gruppe Untergruppen erstellen, was sehr hilfreich sein kann, wenn Sie E-Mails an eine bestimmte Abteilung innerhalb eines größeren Unternehmens senden.
Gruppen unterscheiden sich von Verkaufschancen oder Projekten dadurch, dass sie kein Ziel darstellen, welches abgehakt werden kann, wenn es erledigt ist. Sie werden für Listen von Personen, Unternehmen, Verkaufschancen und Projekten verwendet.
Wie bei allen Objekten können Sie eine neue Gruppe erstellen, indem Sie sie aus dem Neu Objektmenü auswählen, das sich hier befindet:
Oder im Detailfenster hier:
Achten Sie darauf, einen beschreibenden Titel zu verwenden, der leicht verständlich ist.
Sie können beliebige Schlagwörter hinzufügen, um die Suche zu erleichtern. Sie können vorinstallierte Kategorien verwenden oder eine eigene Kategorie erstellen.
Fügen Sie einige optionale Details hinzu, um die Ziele der Gruppe zu beschreiben.
Hier werden die Personen angezeigt, die derzeit mit dieser Gruppe verknüpft sind. Sie können weitere Personen durch Ziehen und Ablegen hinzufügen oder sie im Modus Bearbeiten oder mit cmd+L verknüpfen.
Die Verknüpfung ist jedoch nicht nur auf Personen beschränkt. Sie können auch Unternehmen, Verkaufschancen und Projekte mit einer Gruppe verknüpfen.
Standardmäßig sind alle Elemente öffentlich, aber es ist möglich, die Berechtigungen so zu definieren, dass nur bestimmte Personen Zugriff haben, oder die Gruppe als privat einzustufen, so dass nur Sie sie sehen können.
Der Eigentümer ist auf den Benutzer eingestellt, der die Gruppe erstellt hat, kann aber bei Bedarf auf einen anderen Benutzer geändert werden. Dies kann sinnvoll sein, wenn der aktuelle Gruppenbesitzer das Unternehmen verlässt und Sie die Artikel dieses Benutzers mit einem anderen Daylite-Benutzer verknüpfen möchten.
In der Standardeinstellung zeigt Daylite die am häufigsten verwendeten Felder für Gruppen an. Sie können jedoch auch andere verfügbare Felder verwenden. Gruppen verfügt außerdem über zwölf Zusatztextfelder und vier Zusatzdatumsfelder.
Wenn Sie eines dieser benutzerdefinierten Felder aktualisieren möchten, gehen Sie zu Einstellungen > Benutzerdefinierte Felder > Gruppe, um das Feld umzubenennen. Der aktualisierte Name wird dann in der Liste "Gruppe" angezeigt.
