E-Mail-Integration
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Wenn Sie sich schon einmal dabei ertappt haben, dass Sie alte E-Mails durchgesehen haben, um wichtige Details zu einer Kundeninteraktion zu finden, oder wenn Sie versucht haben, einen Konversationsfaden zu finden, der nicht auffindbar ist, dann hat Daylite die perfekte Lösung.
Daylite zeichnet jede Interaktion mit Ihren Kontakten auf, indem es eine leistungsstarke Funktion namens Daylite Mail Assistant (DMA) verwendet, die eine Erweiterung für Apple Mail ist.
Mit dem Daylite Mail-Assistenten können Sie ganz einfach neue Personen als Kontakte in Daylite hinzufügen und eine Kopie der gesendeten und empfangenen E-Mails in der Historie der Person speichern. Auf diese Weise können Sie nicht nur schnell und einfach neue Personen in Daylite aufnehmen, sondern auch Informationen wie Unternehmen, Berufsbezeichnungen, Telefonnummern, Adressen und vieles mehr hinzufügen, indem Sie die Kontaktinformationen direkt in Apple Mail bearbeiten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Teammitglieder immer auf dem neuesten Stand der Kommunikation sind
Die Erweiterung Daylite Mail Assistant wird auf Daylite installiert und ist im Mac App Store erhältlich. Sie arbeitet mit Apple Mail zusammen und muss aktiviert werden und die Erlaubnis erhalten, auf die Mail-App zuzugreifen.
Öffnen Sie Apple Mail und klicken Sie im Mail-Menü auf Einstellungen > Allgemein > Erweiterungen.
Als Nächstes müssen Sie das Kontrollkästchen in der Erweiterungsliste aktivieren, um den Daylite Mail Assistant zu aktivieren. Sie müssen auch der Aufforderung zustimmen, die Installation zu bestätigen.
Das war's!
Sie haben den Daylite Mail Assistant erfolgreich aktiviert.
Im Daylite-Einstellungsmenü wird nun eine Option namens Mail-Assistent angezeigt.
Sie können wählen, ob Sie E-Mails manuell oder automatisch zu Daylite hinzufügen möchten. Sie können auch festlegen, ob die Verknüpfung von Artikeln aufgehoben werden soll, wenn eine E-Mail zu Daylite hinzugefügt wird. Dies schließt alle Elemente ein, wenn Sie eine E-Mail senden oder empfangen. Sie können festlegen, dass Kontakte, Benutzer, Chancen, Projekte und Anhänge automatisch mit allen eingehenden und ausgehenden E-Mails verknüpft werden. Dies ist unglaublich wichtig, denn sobald Sie diese Kästchen aktiviert oder deaktiviert haben, verknüpft Daylite diese Informationen mit Kontaktdatensätzen, die Sie dann in der Aktivitätsansicht von Daylite chronologisch anzeigen können.
Der Daylite Mail Assistant erscheint als Banner am Anfang jeder eingehenden E-Mail. Wenn Sie diese E-Mail und ihren Inhalt zu Daylite hinzufügen möchten, klicken Sie auf das Banner Zu Daylite hinzufügen.
Dadurch wird ein neues Fenster des Daylite Mail Assistant geöffnet und die E-Mail gleichzeitig zu Daylite hinzugefügt. Wenn die E-Mail von einem bestehenden Daylite-Kontakt stammt oder in den Feldern an: oder cc: ein Daylite-Kontakt angegeben ist, wird die E-Mail automatisch mit dem Kontakt sowie mit allen Verkaufschancen oder Projekten, mit denen der Kontakt verknüpft ist, verknüpft.
Wenn Sie zu Apple Mail zurückkehren, können Sie sehen, dass sich das Banner geändert hat und Sie darüber informiert, dass die E-Mail verknüpft wurde; in diesem Fall mit einer Person und einer Verkaufschance. Wenn Sie Informationen über diesen verknüpften Kontakt anzeigen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Links & Details.
Der Kontaktdatensatz, mit dem die E-Mail verknüpft wurde, wird dem Daylite Mail Assistant Datensatz überlagert. Am unteren Rand dieses Datensatzes befindet sich eine Schaltfläche mit der Aufschrift In Daylite anzeigen.
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, zeigt Daylite Ihnen den gesamten Verlauf dieses Kontakts, einschließlich der verknüpften E-Mail, im Aktivitätsfenster an.
Das Versenden einer E-Mail mit dem Daylite Mail Assistant ist ein schneller und einfacher Prozess und wird empfohlen, da Sie dann eine Aufzeichnung aller ausgehenden Korrespondenz an einem leicht einsehbaren Ort haben.
Sie können eine neue ausgehende E-Mail mit dem Daylite Mail-Assistenten versenden, indem Sie in Mail auf das Symbol Neue Nachricht verfassen und dann auf das Symbol Aufzeichnen in Daylite klicken. Sie können nun die Suchfunktion verwenden, um den gewünschten Empfänger zu finden. Ihre ausgehende Nachricht wird automatisch in Daylite aufgezeichnet und mit Kontakten, Benutzern, Gelegenheiten, Projekten und Anhängen verknüpft, sofern Sie diese Optionen in Daylite-Einstellungen > Mail-Assistent ausgewählt haben.
Wenn Sie einen Kontakt hinzufügen, funktioniert der Daylite Mail Assistant sowohl für Unternehmen als auch für Personen.
Wenn neben dem Namen einer Person eine Silhouette erscheint, bedeutet dies, dass die E-Mail-Adresse der Person bereits in Daylite gespeichert ist. Wenn Ihr Daylite Mail Assistant auf "Automatisch" eingestellt ist, wird der Inhalt der E-Mail in die Historie der Person in Daylite aufgenommen. Wenn er auf Manuell eingestellt ist, müssen Sie den Namen der Person auswählen, um ihn zu Daylite hinzuzufügen. In beiden Fällen wird das Feld blau, um anzuzeigen, dass es zu Daylite hinzugefügt wurde.
Und so geht's:
Solange Sie eine E-Mail-Adresse für eine Person in Daylite haben, bietet Ihnen der Daylite Mail-Assistent die Möglichkeit, alle von Ihnen gesendeten und empfangenen E-Mails zum Verlauf dieser Person in Daylite hinzuzufügen. Es ist möglich, diese Funktion in den Einstellungen von Apple Mail auf manuell oder automatisch einzustellen.
Es kann vorkommen, dass sich eine E-Mail auf eine Person bezieht, aber nicht von dieser Person stammt. In diesem Fall kann die E-Mail einfach manuell zu dieser Person hinzugefügt werden. Verwenden Sie das Lupensymbol, um die Person ausfindig zu machen, auf die sich die E-Mail bezieht, und fügen Sie die E-Mail manuell zum Verlauf dieser Person hinzu.
Sie können E-Mails direkt mit einer Verkaufschance oder einem Projekt in Daylite verknüpfen.
Beginnen Sie damit, eine neue Verkaufschance oder ein neues Projekt zu erstellen. Sie werden dann aufgefordert, einen Titel hinzuzufügen. Der Kontakt wird mit der neuen Verkaufschance oder dem Projekt verknüpft und nachfolgende E-Mails dieser Person werden ebenfalls dem Ziel hinzugefügt, das im Seitenbereich angezeigt wird.
Wenn das Ziel abgeschlossen ist, fügt der Daylite Mail Assistant ihm keine E-Mails mehr hinzu.
Daylite Mail Assistant ist ein ausgezeichnetes Erfassungswerkzeug, das Ihnen hilft, Ihren Posteingang aufzuräumen, auch dank der Aufgaben.
Für alle E-Mails, die eine Nachverfolgung oder "Nächste Aktionen" erfordern, erstellen Sie einfach eine Aufgabe, die mit der E-Mail und der Person, die sie gesendet hat, verknüpft ist. Anschließend können Sie Ihre Aufgaben jederzeit im Bereich Meine Aufgaben von Daylite einsehen.
Erstellen Sie einen neuen Termin direkt aus dem Daylite Mail Assistant, der dann im Daylite-Kalender angezeigt wird. Die E-Mail und der Kontakt sind ebenfalls mit dem neuen Termin verknüpft.
Wenn Sie optionale Schlagwörter festgelegt haben, die Sie den E-Mails hinzufügen möchten, dann ist dies der richtige Ort, um dies zu tun.
Sie können jeder E-Mail, die zu Daylite hinzugefügt wird, eine Kategorie zuweisen. Sie können zum Beispiel "Wichtig" oder "Aktion erforderlich" als Kategorie hinzufügen.
Sie können die Sichtbarkeit einer E-Mail entweder auf Öffentlich einstellen, was bedeutet, dass sie für alle sichtbar ist, oder auf Privat, so dass nur Sie die E-Mail sehen können.
Sie können sogar eine Berechtigung festlegen, so dass nur eine bestimmte Gruppe von Benutzern die E-Mail in Daylite sehen kann. Dies ist hilfreich, wenn es um sensible Themen geht, die nicht für alle zugänglich sein sollen. So können Sie beispielsweise die Sichtbarkeitseinstellungen so ändern, dass nur das Management-Team die E-Mail sehen kann.
Pro-Tipp:
Wenn Sie alle zukünftigen E-Mails, die Daylite vom DMA hinzugefügt werden, von öffentlich auf privat umstellen möchten, navigieren Sie zu Einstellungen > Standardwerte > E-Mail und wählen Sie privat.
Hier sind vier verschiedene Szenarien, in denen der Daylite Mail Assistant sinnvoll eingesetzt werden kann.
Der Name des Absenders wird als Vorgeschlagener Kontakt angezeigt, der in Daylite hinzugefügt werden kann. Ein "+" Symbol zeigt an, dass der Kontakt als neue Person zu Daylite hinzugefügt werden kann.
Pro-Tipp:
Achten Sie auf die anderen Symbole mit einem "+" Symbol. Diese zeigen an, dass Sie eine neue Aufgabe, eine Verkaufschance, ein Projekt oder einen Termin direkt von der DMA-Seitenleiste aus erstellen können.
Wenn Sie für die erhaltene E-Mail eine neue Aufgabe erstellen müssen, wird diese durch Hinzufügen einer neuen Aufgabe im Seitenbereich an Ihren Posteingang gesendet und die ausgewählte E-Mail damit verknüpft.
DMA verwendet zunächst den Namen, der mit der E-Mail-Adresse verknüpft ist, um festzustellen, ob die Person bereits in Daylite existiert, aber noch keine E-Mail-Adresse in Daylite hinterlegt hat.
Daylite verwendet dann die Kopfzeile der E-Mail, um den Vor- und Nachnamen des Absenders zu extrahieren.
Wenn Sie "Neu erstellen " wählen, wird ein neuer Kontakt zu Daylite hinzugefügt.
Pro-Tipp:
Überprüfen Sie diese Felder immer doppelt, bevor Sie sie in Daylite speichern;
Je nach E-Mail-Anbieter und möglicherweise auch nach der Software des E-Mail-Clients sind diese Kontaktinformationen nicht immer korrekt. Zum Beispiel könnten der Vor- und Nachname vertauscht sein.
In manchen Fällen erscheint der Name überhaupt nicht in der Kopfzeile der E-Mail. In diesem Fall wird nur die E-Mail-Adresse des Absenders im Feld für den Vornamen angezeigt.
Auf der linken Seite dieses Fensters wird anhand des Namens, der mit der E-Mail-Adresse verknüpft ist, geprüft, ob die Person bereits in Daylite vorhanden ist, aber noch keine E-Mail-Adresse zugewiesen wurde. Wie Sie sehen können, sucht Daylite auch nach Variationen des Namens.
Wenn Sie glauben, dass die Person bereits in Daylite vorhanden ist, aber vielleicht anders oder falsch gespeichert ist, z. B. nur nach dem Vornamen, können Sie versuchen, die Suchkriterien manuell zu ändern. Im folgenden Beispiel könnten Sie nur "Matthew" eingeben. Dann würden alle Kontakte mit dem Namen Matthew in einer Liste erscheinen, aus der der Benutzer den richtigen auswählen kann. Wählen Sie die Schaltfläche "Zum Bestand hinzufügen ", um die E-Mail-Adresse und den E-Mail-Inhalt zu der ausgewählten Person in der Liste hinzuzufügen. Wenn die Liste leer ist, bedeutet dies, dass keine Übereinstimmung gefunden wurde und die Person wahrscheinlich noch nicht in Daylite vorhanden ist.
Wenn Sie die richtige Person in Daylite gefunden haben, verwenden Sie die Schaltfläche Zu vorhandenen Einträgen hinzufügen. Dadurch wird dem Datensatz dieser Person einer E-Mail-Adresse hinzugefügt und auch die E-Mail selbst wird der Zeitleiste dieser Person hinzugefügt.
Wählen Sie das Lupensymbol und suchen Sie die Person, die mit dieser E-Mail verknüpft werden soll.
Beachten Sie, dass es sich hierbei um eine einmalige Verknüpfung handelt und zukünftige E-Mails nicht automatisch mit dieser Person verknüpft werden.
Wenn die gesuchte Person nicht in Daylite vorhanden ist, können Sie eine neue Person oder Firma anlegen. Über die Schaltfläche Bearbeiten können Sie Informationen über den neuen Kontakt hinzufügen, z. B. die Kategorie.
Ein Beispiel: Sie haben vielleicht eine Firmen-E-Mail-Adresse, die etwa so lautet oder . Wenn eine E-Mail von einer dieser E-Mail-Adressen eingeht, wird sie dem Unternehmensdatensatz hinzugefügt und nicht der Person. Dies kann nützlich sein, wenn Sie diese Arbeits-E-Mails von den persönlichen E-Mails einer Person unterscheiden wollen, oder wenn Sie regelmäßige Updates von einem Unternehmen erhalten.
Ein Unternehmen könnte zum Beispiel regelmäßig E-Mails von der folgenden Adresse senden . Sie könnten eine Person mit dem Namen "news" anlegen, aber das macht Daylite ein wenig unübersichtlich. Besser ist es, die E-Mail-Adresse in das E-Mail-Adressfeld des Unternehmens einzufügen.
