Ausfüllen eines neuen Termins im Kalender

Das Ausfüllen eines neuen Kalendertermins mit genügend sachdienlichen Informationen ist sehr wichtig, um Ihren Tag zu organisieren. Im Folgenden wird erläutert, was die einzelnen Elemente eines neuen Kalendertermins bewirken.

Kalendertermine - Highlights

Titel der Besprechung

Versuchen Sie, das erwartete Ergebnis der Besprechung in den Titel aufzunehmen. Das hilft Ihnen, beim Thema zu bleiben und zu wissen, ob Sie Ihr Ziel erreicht haben. Sie könnten zum Beispiel sagen: "Präsentation der Q4-Ergebnisse" oder "Festlegung der Projektleistungen mit dem Produktionsteam".

Kategorie

Wählen Sie die Art der Besprechung, die Sie haben. Dies kann eine Kunden-, interne oder Vertriebsbesprechung oder eine Kundenpräsentation sein.

Start- und Endzeit

Legen Sie die Start- und Endzeit einer Besprechung oder eines Termins fest, indem Sie die Zeiten manuell eingeben oder die Besprechung oder den Termin im Kalenderfenster verschieben. Die Dauer wird automatisch aus der Start- und Endzeit berechnet. Sie können die Dauer festlegen, indem Sie die Dauer entsprechend anpassen.

Zeitzone

Hier wird die Systemzeitzone des Computers verwendet. Sie können andere Zeitzonen hinzufügen, die dann in Ihrem Kalender angezeigt werden. Wenn eine Besprechung in einer anderen Zeitzone stattfindet, können Sie die Zeitzone in der Dropdown-Liste auswählen.

Zeigen als

Wenn Sie ein Terminplanungssystem in Verbindung mit Daylite verwenden, ist diese Funktion sehr wichtig. Wenn Sie eine Besprechung oder einen Termin festlegen, wird der Status standardmäßig auf Besetzt gesetzt. Wenn Sie ein ganztägiges Ereignis einstellen, wird der Status standardmäßig auf Frei gesetzt. Dies ist sinnvoll, da es keinen festgelegten Zeitraum für eine ganztägige Besprechung gibt. Sie können diesen Status bei Bedarf manuell ändern.

Verknüpfte Elemente

Daylite ermöglicht es Ihnen, zusammenhängende Informationen auf sinnvolle und produktive Weise miteinander zu verknüpfen. So können Sie beispielsweise die Besprechung mit einem Projekt oder einem Unternehmen verknüpfen oder eine Notiz mit der Besprechung verknüpfen, die dann das Protokoll oder die Tagesordnung der Besprechung enthält.

Erinnerungen einstellen

Erinnerungen oder Benachrichtigungen sind ein wichtiger Bestandteil Ihres Zeitmanagements. Denn was nützt es Ihnen, wenn Sie eine wichtige Besprechung in Ihren Kalender eintragen, die Sie verpassen, weil Sie nicht daran erinnert wurden. Oder noch schlimmer: Sie haben sich daran erinnert, aber erst fünf Minuten vor der Besprechung, so dass Sie nicht mehr weiter wissen.

Erinnere mich

Daylite kann Sie an Ihre bevorstehenden Meetings erinnern. Sie können bei der Erstellung einer Besprechung manuell eine Erinnerung einrichten oder Daylite dazu veranlassen, dies automatisch zu tun. Standardmäßig werden Sie 15 Minuten vor Beginn eines neuen Meetings mit einem Ton daran erinnert. Sie können eine Reihe von Einstellungen vornehmen, die bei Auslösung der Erinnerung erfolgen. Sie können z. B. festlegen, dass ein Benachrichtigungssymbol auf dem Bildschirm erscheint, zusammen mit dem roten Glockensymbol als zusätzliche visuelle Erinnerung.

Es ist möglich, mehr als eine Erinnerung pro Ereignis einzustellen. Sie könnten eine Erinnerung am Tag vor einem Ereignis und eine weitere, die 15 Minuten vor Beginn des Ereignisses ausgelöst wird, einstellen. Dies hängt natürlich von Ihren persönlichen Vorlieben ab, Sie sollten jedoch versuchen, nicht zu viele Erinnerungen einzustellen, da man leicht dazu neigt, Benachrichtigungen zu ignorieren. Erinnerungen sind sehr nützlich, wenn man sie sparsam einsetzt.

Sie können die Anzahl und die Art der Erinnerungen, die Sie als Standard haben möchten, unter Einstellungen > Benachrichtigungen festlegen.

Pro-Tipp:

Wenn Sie allen Besprechungen oder Terminen, die Sie erstellen, eine Standard-Erinnerung zuweisen möchten, müssen Sie die Option "Neue Aufgaben und Termine, die ich erstellt habe" im Abschnitt "Benachrichtigungen" der Daylite-Einstellungen aktivieren.

Das Daylite-Abzeichen und Mahnungen

Als zusätzliche Erinnerung können Sie Ihren Daylite-Badge so einstellen, dass er Sie ebenfalls warnt.

Gehen Sie zu Einstellungen > Benachrichtigungen > Dock Badge Count und stellen Sie Ihr Badge auf:

• Keine: Es werden keine Benachrichtigungen in der Anzahl der Benachrichtigungs-Badges registriert.

• Ungelesene Benachrichtigungen: Zeigt nur die Anzahl der ungelesenen Benachrichtigungen an.

• Alle Benachrichtigungen: Alle ausgelösten Benachrichtigungen werden in der Ausweiszählung angezeigt.

Bounce-Dock-Symbol

Sie können sogar festlegen, dass Ihr Abzeichen-Symbol im Dock entweder einmalig oder kontinuierlich auf- und abspringt, bis die Benachrichtigung bestätigt wird.

Standard-Termin-Erinnerungen

Sie können Standard-Erinnerungen für Ihre Termine auswählen, einschließlich der Art der Benachrichtigung und des Tons, den Sie wünschen.

Diese Klänge umfassen:

• Keine: Dies verhindert, dass alle Erinnerungen ausgelöst und als Abzeichen oder im Benachrichtigungszentrum von Daylite angezeigt werden.

• Mitteilung: Zeigt eine Nachricht ohne Ton auf dem Bildschirm an, wenn die Erinnerung ausgelöst wird. Nachricht mit Notiz:: Zeigt eine Nachricht ohne Ton auf dem Bildschirm mit einer angehängten Notiz an. Nachricht mit Ton: Zeigt eine Nachricht auf dem Bildschirm mit einem begleitenden Ton an.

• E-Mail: Mit dieser Option wird eine Benachrichtigung an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet. Skript ausführen: Diese Option führt eine angegebene Skriptdatei aus, die ein anderes Ereignis auslösen kann.

• Datei öffnen: Öffnet ein angegebenes Dokument, z. B. eine PDF- oder Bilddatei.

• Text vorlesen: Was Sie in das Feld eingeben, wird von Ihrem Computer laut vorgelesen, wenn die Benachrichtigung ausgelöst wird.

Standardaufgabenerinnerungen

Sie können auch Standard-Erinnerungen für alle Ihre Aufgaben festlegen, die in Ihrem Kalender erscheinen können, einschließlich der Art der Benachrichtigung und des gewünschten Tons. Es gibt vier verschiedene Optionen, die festlegen, wann eine Aufgabe ausgelöst wird.

• Keine: Eine Erinnerung wird nicht ausgelöst.

• Bei Fälligkeit: Diese Option wird nur ausgelöst, wenn Sie ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe festgelegt haben. Diese spezielle Einstellung kann sehr nützlich sein. Sie können zum Beispiel festlegen, dass alle Ihre Aufgaben für den Tag jeden Morgen um 8:30 Uhr als Benachrichtigung ausgelöst werden. So haben Sie vielleicht Zeit, einen Kaffee zu trinken und Ihren E-Mail-Posteingang zu überprüfen, bevor Sie sich mit den Aufgaben für den Tag beschäftigen. Tage vorher: Sie können einen Zeitpunkt und eine bestimmte Anzahl von Tagen wählen, an denen eine Benachrichtigung vor dem Fälligkeitsdatum einer Aufgabe ausgelöst werden soll. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, um sich an eine bevorstehende Aufgabe zu erinnern. Tage danach: Sie können eine Zeit und eine bestimmte Anzahl von Tagen festlegen, nach denen eine Benachrichtigung nach dem Fälligkeitsdatum einer Aufgabe ausgelöst werden soll. Dies wäre sehr nützlich für eine Umfrage im Kundendienst oder für den nächsten Schritt, der nach einem Immobilienabschluss erfolgen muss.

Art der Tätigkeit

Wenn Sie einen Termin in Ihrem Kalender erstellen, können Sie eine Beschreibung hinzufügen, die die Art der Aktivität angibt, um die es sich handelt. Diese Beschreibungen können auch im Detailbereich des Termins bearbeitet werden, wie im folgenden Beispiel gezeigt.

Status

Wenn Sie ein neues Meeting in Daylite erstellen, erhält es den Status Bestätigt. Dieser Status kann jedoch vom Benutzer in eine der anderen Optionen in der Liste unten geändert werden.

Dies kann hilfreich sein, wenn Sie die Besprechung im Kalender behalten möchten, aber angeben möchten, dass sie abgesagt oder verschoben wurde. In diesem Fall wird der Besprechungstitel durchgestrichen.