Daylite bietet einen detaillierten Überblick über Ihren Arbeitstag, Ihre Aufgabenliste und Ihre kommende Arbeitswoche. Die Daylite-App hilft Ihnen, sich zu organisieren, und zeigt Ihnen alles, was Sie geplant haben, auf einen Blick.

Die Seitenleiste befindet sich auf der linken Seite der App. Von hier aus können Sie zu Ihren Kontakten, Aufgaben, E-Mails und vielem mehr navigieren.

Sie können so genannte neue Objekte erstellen, indem Sie auf das Menü Neues Objekt klicken. Das Hinzufügen eines neuen Objekts ist nur eine schicke Umschreibung für Dinge wie "Ich möchte eine neue Aufgabe erstellen" oder "Ich möchte einen neuen Kontakt erstellen". Diese Funktion ist kontextabhängig, d.h. wenn Sie den Kalender in der Seitenleiste ausgewählt haben, bietet Ihnen das Menü "Neues Objekt" einen + Neuen Termin an; wenn Sie Kontakte in der Seitenleiste ausgewählt haben, bietet es Ihnen an, eine + Neue Person hinzuzufügen.

Sie sehen eine Benachrichtigungsglocke, die sich leuchtend rot färbt, um Warnungen und Erinnerungen an Dinge wie bevorstehende Besprechungen und Aufgaben anzuzeigen. Sie soll Ihre Aufmerksamkeit auf alles lenken, was zeitkritisch sein könnte. Sie müssen auf diese Glocke klicken, um Ihre Benachrichtigungen zu sehen.

Indem Sie entweder vollständige oder partielle Suchanfragen eingeben, können Sie das Feld Schnellsuche nutzen, um das zu finden, wonach Sie in Daylite suchen.

Wie Sie sehen können, ändert sich die Startansicht je nachdem, welches Objekt Sie gerade in der Seitenleiste betrachten. Daylite merkt sich auch, welches Objekt Sie zuletzt angesehen haben, und startet den Startbildschirm entsprechend.

In der Abbildung unten sehen Sie auf der linken Seite Ihren täglichen Kalender, in der Mitte alle überfälligen Objekte oder Elemente Ihrer Arbeitsliste und auf der linken Seite Ihrer Daylite-App eine Liste der anstehenden Aufgaben, Follow-Ups oder anderer Ereignisse.

Ändern Sie Ihr Objekt in der Seitenleiste z. B. in Personen, und das Menü "Neues Objekt" bietet nun das Hinzufügen einer + neuen Person anstelle eines + neuen Termins an..

Als Geschäftsinhaber müssen Sie wissen, wo Sie Informationen schnell finden können, damit Sie den Überblick behalten und sich konzentrieren können. Wenn eine App zu kompliziert oder schwierig zu navigieren ist, verliert sie ihren Zweck.

Die Daylite-App ist einfach zu bedienen und hat eine Menge zu bieten.

Daylite wurde von Anfang an für die Integration mit Apple entwickelt. Wir waren nie ein Windows-Unternehmen und wir bieten auch keine Android-Versionen unserer Software zum Download an. Die Fähigkeit von Daylite, sich nahtlos in Apple zu integrieren, hebt uns von anderen Anwendungen auf dem heutigen Markt ab.

Was bedeutet das für Sie?

Es bedeutet, dass Sie Ihre Daylite-Kontakte mit der Kontakte-App auf macOS oder iOS synchronisieren können. Dadurch haben Sie den Vorteil der Anrufer-ID, wenn Sie auf Ihrem iPhone wählen oder Anrufe erhalten.

Überlagern Sie Ihren Daylite-Kalender mit anderen Kalendern oder synchronisieren Sie Ihren Daylite-Kalender mit der Kalender-App.

Sie können sich von Daylite Erinnerungen für Folgetermine und Aufgaben in der App "Erinnerungen" auf Ihrem iPhone oder iPad schicken lassen.

Verknüpfen Sie Ihre E-Mails direkt mit Kontakten, Projekten und Chancen in Daylite, oder erstellen Sie Wiedervorlagen, neue Kontakte und planen Sie Termine - alles über Apple Mail.

Es gibt so viele Beispiele für die Integration von Apple, und dieser Leitfaden wird Ihnen helfen, einige davon zu entdecken.

Wenn es eine Sache gibt, die alle erfolgreichen Unternehmen gemeinsam haben, dann ist es die Fähigkeit zu organisieren. Es ist sehr wichtig, ein zuverlässiges System zu haben, mit dem Sie den Überblick über Ihr neues Geschäft behalten können, wenn es hereinkommt.

Daylite unterstützt Sie bei der Verwaltung neuer Geschäfte, indem es eine vernetzte Datenbank erstellt, die Ihre Kontakte, Kalender, Aufgaben, Notizen und E-Mails an einem einzigen, leicht einsehbaren Ort zusammenführt. Indem Sie all diese verschiedenen Bereiche Ihres Unternehmens in einer App zusammenfassen, können Sie neue Kunden proaktiv verwalten und Ihre Umsatzziele erreichen.

Ihr Unternehmen ist einzigartig, und manchmal braucht es mehr als eine einzige Anwendung, um alles zu tun, was Sie brauchen. Hier kommen die Integrationen ins Spiel.

Daylite lässt sich nahtlos in Systeme und Anwendungen wie folgende integrieren:

• Mailchimp und DirectMail für das E-Mail-Marketing, mit denen Sie E-Mail-Newsletter und Mailings versenden können Zoom, Zapier und Slack für Zusammenarbeit, Videokonferenzen oder Chats

• Quickbooks für Buchhaltung und Buchführung

Mit Daylite können Sie und Ihr Team zusammenarbeiten und Projekte effizienter verwalten.

Erstellen und organisieren Sie mehrere Aufgaben innerhalb des Projekts, legen Sie Fristen fest, weisen Sie verschiedenen Teammitgliedern Zuständigkeiten zu und verfolgen Sie die Projekte vom ersten Telefonanruf bis zum letzten Handschlag.

Ihr Daylite-Projekt ist die zentrale Anlaufstelle für die neuesten E-Mails, Notizen und nächsten Aufgaben, die ausgeführt werden müssen, um das Projekt voranzubringen. Sie können Projektmeilensteine definieren, damit jeder weiß, wo Sie im Projekt im Vergleich zu Ihren anderen Online-Projekten stehen.

Brauchen Sie Hilfe bei der Priorisierung von Aufgaben in Ihrem Projekt? Oder müssen Sie die für ein Projekt aufgewendete Zeit zu Abrechnungszwecken im Auge behalten?

Daylite übernimmt das für Sie.

Was haben Personen, Aufgaben, E-Mails und Projekte gemeinsam?

Das nennt man Verknüpfen, und es verschafft Ihnen einen Vorteil gegenüber Ihrer Konkurrenz und hilft Ihnen, in den Augen Ihrer Kunden zu glänzen.

Bei herkömmlicher CRM-Software können Sie jeweils nur auf eine dieser Kategorien zugreifen. Sie dienen in der Regel als Ablage für einige Ihrer geschäftlichen Anforderungen, aber sie zeigen Ihnen nicht immer das Gesamtbild.

Daylite ermöglicht es Ihnen, beliebige Informationen aus einem Objekt zu übernehmen und mit einem anderen zu verknüpfen, so dass Sie im Grunde eine vernetzte Kundendatenbank erstellen können.

Hier sind einige der Verknüpfungen, die Sie mit Daylite erstellen können:

Verknüpfung einer Person mit einem Unternehmen

Ist Ihr Unternehmen kürzlich von einer PC- auf eine Mac-Umgebung umgestiegen?

Vielleicht haben Sie Ihre Kalender in verschiedenen Anwendungen auf Ihrem Computer und versuchen, sie besser zu organisieren. Oder vielleicht befinden sich Ihr Arbeitskalender und Ihr persönlicher Kalender auf ganz unterschiedlichen Macs. Falls Sie schon einmal ein wichtiges Meeting verpasst haben, weil Ihre Kalender nicht miteinander kommunizieren, dann ist Daylite die Lösung.

Mit Daylite können Sie Ihre Kalender in den Formaten VCalendar und Delimited Text Data importieren und jedes andere Kalenderkonto in Daylite einfügen, das Sie bereits auf Ihrem Mac installiert haben.

Noch wichtiger ist, dass Daylite all diese Bereiche Ihres Unternehmens unter einem Dach vereint, so dass Ihre Kalender keine separaten Einheiten mehr sind, sondern integraler Bestandteil der Daylite-Erfahrung.

Daylite sorgt dafür, dass Ihre Kalender organisiert sind, damit Ihr Unternehmen reibungslos läuft.

Es reicht nicht aus, einfach einen Kalendereintrag zu erstellen und darauf zu warten, dass er erscheint und Sie an eine wichtige Besprechung oder einen Termin erinnert. Sie müssen wissen, wie alles zusammenhängt, und Sie müssen in der Lage sein, schnell und einfach auf diese Informationen zuzugreifen. Dies nennt man Verknüpfung, und es ist eine der größten Stärken von Daylite.

Verknüpfte Objekte helfen, Kontext zu liefern

Einer der großen Vorteile von Daylite besteht darin, dass es Ihnen die Möglichkeit gibt, gemeinsame Themen auf sinnvolle und produktive Weise miteinander zu verbinden. Sie können dies ganz einfach tun, wenn Sie einen neuen Termin erstellen oder einen bestehenden Termin auswählen und auf Bearbeiten tippen. Scrollen Sie nach unten, bis Sie Verknüpfung sehen, und wählen Sie +Verknüpfung hinzufügen. Sie können dann wählen, ob Sie Ihren Termin mit einer Person, einem Unternehmen, einem Projekt oder einer Gelegenheit verknüpfen möchten.

Willkommen bei Daylite, einer besseren Art, Ihr Unternehmen zu organisieren.

Daylite hilft Ihnen, Ihr Unternehmen reibungslos zu führen, indem es als umfassendes, einheitliches System fungiert, das Sie in vielen Aspekten des täglichen Geschäftsbetriebs unterstützt. Dank der Konzentration auf eine zentrale Verwaltung ist Daylite eine hochgradig anpassbare Anwendung mit einer breiten Palette von Funktionen, die es Ihnen erleichtern, weniger Zeit mit der Führung Ihres Unternehmens zu verbringen und mehr Zeit mit dem zu verbringen, was Sie lieben.

Um Sie dabei zu unterstützen, sich mit allen Möglichkeiten von Daylite vertraut zu machen, haben wir dieses Handbuch erstellt, das Ihnen hilft, das wahre Potenzial von Daylite für Ihre geschäftlichen Anforderungen zu erschließen. Jedes Modul ist in leicht verständliche Abschnitte unterteilt, die Ihnen neue Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie Ihr Unternehmen mit den integrierten Werkzeugen von Daylite rationalisieren können. Vor allem aber versuchen wir zu erklären, warum und wie jedes dieser Werkzeuge in das Gesamtbild einer effektiveren Organisation Ihres Unternehmens passt. Daylite verbindet diese Tools miteinander und trägt so zu einer besseren Organisation Ihres Unternehmens bei. Zu diesen Werkzeugen gehören:

Als Inhaber eines Kleinunternehmens kann es schwierig sein, Zeit zu finden, um all die verschiedenen Möglichkeiten zu erkunden, wie Daylite Ihnen und Ihrem Team helfen kann, Zeit und Geld zu sparen und effektiver zu arbeiten.

Ganz gleich, ob Sie eher visuell oder praktisch veranlagt sind, dieser Leitfaden bietet Ihnen die Möglichkeit zu entdecken, wie Daylite Ihr Unternehmen unterstützen kann.

Unser erstes Handbuch hilft Ihnen, einige der grundlegenden [Funktionen] (http://features.it) von Daylite zu verstehen und sie zu nutzen. Es heißt passenderweise Daylite Grundlagen.

Sind Sie bereit?

Lassen Sie uns beginnen...

Wir wissen, dass der Gedanke, Ihre Kontakte zu importieren, sehr einschüchternd sein kann, vor allem, wenn Ihre Geschäftskontakte in die Hunderte oder gar Tausende gehen. Müssen Sie jeden Kontakt einzeln eingeben? Was passiert, wenn diese Kontakte verloren gehen oder die Informationen nicht korrekt in die richtigen Felder eingegeben werden?

Wenn Sie spüren, wie sich Ihre Brust zusammenzieht, wenn Sie nur daran denken, atmen Sie tief durch und entspannen Sie sich.

Daylite kümmert sich um alles.

Daylite importiert die Informationen Ihrer Kontakte, egal ob es sich um CSV-Dateien aus Tabellenkalkulationen oder vCards aus Anwendungen wie Apple Contacts handelt und sorgt dafür, dass Ihre Informationen genau dort abgelegt werden, wo sie hingehören.

Die Verwaltung Ihrer Kontakte in Daylite ist sehr einfach, wenn Sie erst einmal verstanden haben, was die einzelnen Schaltflächen und Menüs bedeuten. Die einfachste Aufschlüsselung sieht wie folgt aus:

Die linke Seitenleiste

Sie dient der Navigation, damit Sie auf das zugreifen können, womit Sie arbeiten möchten. In der Seitenleiste sind die so genannten Objekte aufgelistet, und die Inhalte der einzelnen Objekte werden Elemente genannt.

Zum Beispiel wäre Kontakte in der Seitenleiste ein Objekt, während Personen und Firmen Elemente wären.

Die Schaltfläche Neues Objekt

Sie können ein neues Objekt wie eine Person oder ein Unternehmen erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche + Neue Person bzw. + Neues Unternehmen klicken. Diese Schaltfläche ändert sich, um das von Ihnen in der Seitenleiste gewählte Objekt anzuzeigen.

Sie können Personen mit einem neuen Unternehmen verknüpfen oder sie einem bestehenden Unternehmen hinzufügen, indem Sie einfach auf die Schaltfläche ... auf der rechten Seite der Daylite-App klicken. Sie können Rollen und Jobtitel zu dieser Person hinzufügen, E-Mails oder Korrespondenz verlinken und beliebige Details eingeben, die alle durchsuchbar sind.

Schaltflächen anzeigen

Es gibt drei verschiedene Ansichten, aus denen Sie wählen können, wenn Sie sich Daylite ansehen.

Die Listenansicht

In der Listenansicht werden alle Ihre Kontakte alphabetisch und nach Erstellungsdatum geordnet angezeigt. Sie können entscheiden, wie Sie diese Liste anzeigen möchten, indem Sie eine der Sortierreihenfolge oben auswählen. Die Sortierreihenfolge ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Kontakte anzuzeigen, da sie ganz von Ihren persönlichen Vorlieben abhängt. Diese Sortierreihenfolgen umfassen:

• Geordnet nach Vornamen

• Geordnet nach Nachname

• Geordnet nach Erstellt

• Aufsteigend

Mehrspaltige Ansicht

Die mehrspaltige Ansicht wird verwendet, wenn Sie bestimmte Informationen im Spaltenformat anzeigen möchten, und ermöglicht Ihnen die Neuordnung und Sortierung nach Spalten.

Einblick Ansicht

Die Einblick Ansicht bietet Ihnen eine "Vogelperspektive" Ihrer Kontaktinformationen in Form eines Balkendiagramms, und Sie können durch Anklicken eines der Balkendiagramme Ihre Suchparameter eingrenzen.

Das Fenster "Details

Der Detailbereich zeigt Informationen über Ihren Kontakt an, wie z. B. Kategorie und Schlüsselwörter. Der Detailbereich ist auch in der Listenansicht verfügbar. Diese sind nützlich, wenn Sie nach Telefonnummer, Adresse, dem Projekt oder der Chance suchen möchten, mit dem/der der Kontakt verbunden ist, oder zu wem das Konto gehört. Diese Details können durch Klicken auf die Schaltfläche Bearbeiten am unteren Rand des Detailfensters an Ihre geschäftlichen Anforderungen angepasst werden.

Das Aktivitätsfenster

Der Aktivitätsbereich zeigt jede Interaktion an, die Sie bisher mit dem Kontakt hatten. Zu diesen Aktivitäten können E-Mail-Korrespondenz, Nachfassaktionen, Erinnerungen zum Senden von Vorschlägen, Besprechungsnotizen und Kalendertermine gehören. Die Aktivitätsansicht listet all diese Interaktionen chronologisch nach Zeit, Tag und Jahr auf.

In der Geschäftswelt gibt es drei Dinge, die unveränderlich sind.

• Besprechungen sollten immer pünktlich beginnen.

• Eine "Pause" sollte genau das bedeuten.

• Irgendjemand wird immer vergessen, wie man sein Mikrofon stumm schaltet.

Die erste Frage, die Ihnen wahrscheinlich in den Sinn kommt, wenn Sie über den Import von Daten nachdenken, ist "Wie bekomme ich alle meine Geschäftskontakte und andere Informationen aus meinem alten System in Daylite". Es lässt sich nicht leugnen, dass der Import von Kontaktinformationen sehr wichtig ist, und das Letzte, was Sie wollen, ist, dass diese Informationen verloren gehen.

Der Datenimport kann Kalender, Aufgaben oder Notizen umfassen, am häufigsten werden jedoch Personen- und Firmen-Daten importiert

In den meisten Fällen ist der Quellcode Ihrer Daten entweder eine Tabellenkalkulation oder ein Textexport aus einem anderen System im so genannten CSV (Comma Separated Values) oder TSV (Tab Separated Values) Format.

• Eine CSV-Datei trennt ihre Daten, wie der Name schon sagt, durch eine Reihe von Kommas. Wenn eine CSV-Datei in Daylite importiert wird, kann es manchmal zu Fehlern kommen, weil ein Komma in ein Adressfeld gesetzt wurde. Dies kann dazu führen, dass die Daten von einem Feld in ein anderes, nicht verwandtes Feld verschoben werden.

• Eine TSV-Datei ist in der Regel etwas stabiler, da die einzelnen Felder durch Tabulatoren getrennt sind. Wenn Sie die Möglichkeit haben, sollten Sie immer versuchen, im TSV-Format zu importieren. Speichern Sie die Tabellenkalkulationsdatei als Tabulator-getrennte Textdatei (.txt).

Im folgenden Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine einfache Liste mit Kontaktdaten aus einer Tabellenkalkulation in Daylite importieren können.

Importieren aus einer Tabellenkalkulation

Wählen Sie Datei > Getrennte Textdaten importieren.

Die folgende Tabelle enthält eine Liste mit drei Personen, die in Daylite importiert werden sollen. Denken Sie daran, dass jede der Spalten in der Tabelle einem entsprechenden Feld in Daylite entspricht.

Sobald Sie die Importdatei ausgewählt haben, wird das Hauptfenster von Daylite für den Datenimport angezeigt.

Unterschiedliche Arten von Daten

Daylite wählt zunächst Personen aus, da dies die häufigste Art von Daten ist, die importiert wird. Sie können über das Menü Art auch andere Datentypen importieren.

Jede Tabellenkalkulationsspalte aus den Quelldaten wird als Zeile in alphabetischer Reihenfolge in der Quellspalte angezeigt. Sie müssen die Quellfelder der Tabellenkalkulation mit den Zielfeldern in Daylite abgleichen. Dazu müssen Sie jede Spalte der Kalkulationstabelle manuell den entsprechenden Daylite-Feldern zuordnen. Auf diese Weise können Sie Daylite mitteilen, wo die einzelnen Informationen hinzugefügt werden sollen.

Jede Spaltenüberschrift in einer Kalkulationstabelle wird als Quelle bezeichnet, mit einem entsprechenden Daylite-Feld, dem Ziel. Ordnen Sie z. B. den Vornamen in der Kalkulationsdatei dem Feld Vorname in einer Daylite-Kontaktkarte zu. Achten Sie bei diesem Vorgang darauf, dass jedes Feld korrekt zugeordnet wird.

Tipps für bessere Importergebnisse

Hier sind einige Dinge, die Sie beim Import Ihrer Daten beachten sollten:

• Versuchen Sie, alle Daten zu entfernen, die nicht benötigt werden. Dazu gehören alle zusätzlichen Zeilen oben und unten. Bereinigen Sie Ihre Daten, damit sie übersichtlich sind.

• Vergewissern Sie sich, dass Ihre Daten im gesamten Arbeitsblatt konsistent sind.

• Um Verwirrung während des Importprozesses zu vermeiden, versuchen Sie, die Spalten der Kalkulationstabelle mit den Quellfeldern in Daylite abzugleichen.

In der untenstehenden Abbildung sehen Sie, dass jede der Quellspalten mit einem entsprechenden Zielfeld in Daylite verknüpft wurde. Es ist wichtig, dass Sie wissen, was die einzelnen Schaltflächen, Menüs oder Auswahlmöglichkeiten bewirken, damit der Datenimport reibungslos verläuft.

Die Schaltfläche Vorschau:

Verwenden Sie die Option Vorschau, um zu prüfen, ob die Daten den richtigen Feldern zugeordnet sind. In dieser Ansicht können Sie durch jede Zeile des Arbeitsblatts klicken und sehen, wie das Endergebnis nach dem Import aussehen wird.

Verständnis der Daylite-Zielfelder

Ein wichtiger Schritt bei der Vorbereitung Ihres Imports ist die Auswahl des Speicherortes in Daylite. Vergewissern Sie sich, dass Quelle und Ziel entsprechend aufeinander abgestimmt sind. Keine Sorge, Sie können sich eine Vorschau Ihrer Arbeit ansehen, um zu sehen, wie sie in Daylite aussehen wird.

Primäre Adresse für Personen:

Obwohl es möglich ist, mehrere Adressen auf einmal zu importieren, wird es in den meisten Fällen nur eine Adresse für eine Person geben, so dass Sie hierfür die Primäradresse verwenden sollten. Die primäre Adresse ist die erste Adresse in der Liste. Wenn Sie die importierte Person bereits in Daylite haben, wird zunächst entschieden, ob es sich um eine doppelte oder eine neue Person handelt. Wenn es sich um eine doppelte Person handelt, werden alle bereits vorhandenen Telefon-, E-Mail- und Adressdaten überschrieben.

Name des Unternehmens:

Wie wir bereits erwähnt haben, verwaltet Daylite getrennte Datensätze für Personen und Unternehmen. Sie können Personen- und Firmendatensätze separat in zwei Importdurchgängen importieren, wenn Sie dies wünschen. Wenn Sie Personendatensätze importieren, bei denen auch das Feld Unternehmen vorhanden ist, können Sie die Person und entweder:

• Erstellen Sie einen neuen Firmendatensatz und verknüpfen Sie die Person mit diesem. Sie können auch ein Feld für die Rolle oder den Jobtitel aus der Tabelle verwenden, wenn es verfügbar ist.

• Verknüpfen Sie die Person mit einem bestehenden Firmendatensatz.

Beim Importieren von Personendatensätzen ist es möglich, gleichzeitig Firmendatensätze zu erstellen und zu verknüpfen. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten, die jedoch unterschiedliche Ergebnisse liefern.

• Unternehmen (überschreibt die Standardorganisation) Wenn mehrere Personen mit einem einzigen Unternehmen verknüpft sind, wären im Endergebnis des Imports mehrere Personen mit nur einem Unternehmen verknüpft. Dies funktioniert nur, wenn der Firmenname in jeder Zeile genau gleich geschrieben ist.

• Unternehmen (Firma/Arbeitsplatz) Bei dieser Option wird der Firmenname nicht zusammengeführt, so dass zwei separate Firmendatensätze erstellt werden.

Umgang mit Duplikaten

Daylite versucht, Duplikate während des Importvorgangs zu erkennen und zu behandeln. Dadurch wird sichergestellt, dass neue, zusätzliche Informationen zu einem bereits vorhandenen Datensatz hinzugefügt werden können. Dies ist sehr hilfreich bei der Aktualisierung von Informationen für Personen- und Firmendatensätze in Daylite.

Daylite vergleicht dazu drei Felder. Vorname, Nachname, und E-Mail-Adresse. Wenn alle drei Felder identisch sind, geht Daylite davon aus, dass es sich bei dem Datensatz um dieselbe Person handelt und fügt kein Duplikat hinzu. Wenn sich eines der drei Felder unterscheidet, erstellt Daylite einen neuen Datensatz.

Anzeigen Ihres Imports

Wenn Sie mit den endgültigen Datenzuordnungen zufrieden sind, können Sie auf Importieren drücken. Wie wird Ihre Datenbank aussehen, nachdem Sie all diese Arbeit erledigt haben?

Wenn Sie in Ihrer Daylite-Seitenleiste unter Personen nachsehen, sehen Sie Letzter Import. Hier finden Sie all Ihre harte Arbeit. Sehen Sie, wie ein einziger Unternehmensdatensatz mit zwei damit verknüpften Personen erstellt worden ist?

Unterschiedliche Arten von Importen

Hier sind nur einige weitere Ideen aus einer langen Liste von Importfeldoptionen:

• Importieren von Daten aus Personendatensätzen in Formulare

• Importieren von Notizen mit bestimmten Daten

• Importieren von Kategorien sowohl für Personen als auch für Firmen.

Haben Sie schon einmal eine Besprechung in Ihrem Kalender erstellt, die Uhrzeit, das Datum und vielleicht eine Benachrichtigung eingegeben, wenn Sie sich daran erinnern, und dann plötzlich feststellen müssen, dass Sie den Termin verschieben müssen, weil etwas anderes dazwischen gekommen ist?

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, dann kann Daylite Ihnen helfen.

Daylite-Kalender sind insofern einzigartig, als dass Sie Personen und Unternehmen mit ihnen verknüpfen können. Alle Besprechungen, die Sie mit Personen hatten, werden in deren Zeitleiste angezeigt. Außerdem können Sie in der Kalenderansicht auf Details klicken, um spezifische Informationen über die Besprechung zu erhalten, z. B. eine Telefonnummer oder Adresse. Das bedeutet, dass Sie nicht an anderer Stelle nach Informationen über die Person suchen müssen, mit der Sie sich getroffen haben. Sie können auch andere Kalenderkonten in der Daylite-Kalenderansicht überlagern. So können Sie beispielsweise Ihr Arbeitskonto und Ihr persönliches Kalenderkonto gleichzeitig anzeigen lassen. So können Sie verhindern, dass Sie einen Termin doppelt buchen, weil Sie nicht beide Kalender gleichzeitig sehen können.

Daylite ist auch deshalb einzigartig, weil es alle Fälligkeitsdaten anzeigt, die Sie zu Ihren Aufgaben hinzugefügt haben.

Seien wir ehrlich: Ordnung zu halten, kann eine große Herausforderung sein

Jeden Tag müssen Sie sich mit Anrufen, E-Mails, Besprechungen, Projekten und vielem mehr befassen. Für viele von uns ist es eine Selbstverständlichkeit, sich Aufgaben zu stellen. Wir erstellen uns jeden Tag kurzfristige Aufgaben und setzen uns längerfristige Ziele, die wir in der nächsten Woche, im nächsten Monat oder im nächsten Jahr erreichen wollen. Manchmal gelingt es uns, diese Aufgaben von unserer Liste abzuhaken, und manchmal müssen wir sie neu bewerten. Der Trick, um erfolgreich zu sein, besteht darin, einen leicht zugänglichen und zuverlässigen Ort zu haben, an dem man alle Aufgaben, die man sich vorgenommen hat, einsehen kann.

Dies ist ein weiterer Bereich, in dem sich Daylite auszeichnet.

Mit der Aufgabenverwaltung von Daylite können Sie Nächste Aktionen festlegen, die erforderlich sind, um die Dinge voranzutreiben. Sie können nach Benutzer, Kategorie oder Schlüsselwörtern filtern, und da Aufgaben direkt in Daylite integriert sind, sind sie eine hervorragende Möglichkeit, den Überblick über alles zu behalten, was getan werden muss.

Mit Daylite können Sie Ihre Aufgaben kontextualisieren und mit Personen, Notizen, Zielen, Projekten und mehr verknüpfen. Mit Hilfe des Daylite Mail Assistant können Sie Aufgaben auch mit einer E-Mail verknüpfen. Das bedeutet, dass Sie nicht in anderen Anwendungen oder Dokumenten nachsehen müssen, um die Details der jeweiligen Aufgabe herauszufinden.

Sobald eine Aufgabe verknüpft ist, erhalten Sie wichtige Informationen zu diesem Objekt.

In diesem Abschnitt werden wir im Detail untersuchen, wie Aufgaben in Daylite funktionieren, und Ihnen wie immer zeigen, wie Aufgaben für Sie arbeiten können.

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, Dateien zu einer Aufgabe hinzuzufügen.

Wählen Sie Datei hinzufügen über die Schaltfläche ... auf der rechten Seite der Daylite-App.

Nun können Sie auswählen, wie Sie eine Datei an Ihre Aufgabe anhängen möchten.

Kopie einer Datei

Damit wird eine Kopie der Datei an Daylite angehängt, die dann allen Benutzern zur Ansicht in Daylite zur Verfügung steht. Diese Art von Dateianhang eignet sich am besten für Dokumente, die nicht weiter bearbeitet werden müssen, wie z. B. PDFs.

Ein Verweis auf eine Datei

Dies ist ein Verweis auf den Pfad einer lokalen Datei, die auf dem Mac im Finder verfügbar ist. Hinweis: Dateien, die auf diese Weise hinzugefügt werden, sind für andere Daylite-Benutzer auf anderen Computern NICHT verfügbar.

Ein Verweis auf eine Datei im Internet

Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um einen URL-Link zu einer Webseite oder vielleicht zu einer gemeinsam genutzten Datei, die über Dateispeicherdienste wie DropBox, SharePoint usw. verfügbar ist. Dies wäre eine gute Methode für eine Datei, die von mehreren Personen aktualisiert werden muss. Eine Kalkulationstabelle wäre ein hervorragendes Beispiel für diese Art von Datei.

In unserer heutigen Welt sind "Daten" und "Kopien von" unglaublich wichtig, aber selbst in den besten Fällen landen manchmal Dinge im Papierkorb, die eigentlich nicht dort hingehören. Vielleicht haben Sie oder ein Mitglied Ihres Teams ein wenig aufgeräumt und versehentlich eine Datei gelöscht, die Sie für ein Duplikat hielten, die sich aber als Original herausstellte.

Ist sie nun für immer verschwunden?

Um es kurz zu sagen: Nein

Die Papierkorb-Funktion in Daylite hat eine zeitliche Begrenzung. Standardmäßig verbleiben gelöschte Objekte 30 Tage lang im Papierkorb. Nach Ablauf dieser Frist werden sie automatisch und endgültig aus dem System gelöscht.

Verwaltung Ihrer gelöschten Objekte

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, mit wie vielen Menschen Sie in einer typischen Arbeitswoche zu tun haben?

Die Personen bilden die Grundlage des Daylite-Umfelds.

Verwaltung Ihrer Kontakte

Die Verwaltung von Informationen zu Personen und Unternehmen wie Namen, Telefonnummern und Adressen ist nur der Anfang des Kontaktmanagements.

Daylite synchronisiert nicht nur Ihre Kontakte mit Apple Contacts, sondern speichert eine Fülle von zusätzlichem Wissen und verknüpft es mit anderen verwandten Informationen.

Es ist oft so viel los, dass es schwierig sein kann, sich an wichtige Details über jeden zu erinnern, mit dem man zu tun hat. Die Verwendung von Daylite ist wie eine Superkraft, mit der Sie in Sekundenschnelle alle Informationen zu jedem Ihrer Kontakte abrufen können, egal ob im Büro oder unterwegs.

Zum Glück müssen Sie sich nicht alles merken. Wenn Sie das könnten, würden Sie Daylite nicht brauchen.

Mit Daylite können Sie detaillierte Informationen über Ihre Interessenten und Kunden erfassen. So können Sie beispielsweise einen Kontakt mit mehreren E-Mails, Telefonnummern, Adressen, Links zu sozialen Medien, allgemeinen Details wie Hobbys, Geburtstagen oder den Namen der Kinder, dem Unternehmen, für das er arbeitet, einschließlich aller Berufsbezeichnungen, erstellen und so weiter.

Vor allem aber können Sie Menschen miteinander verbinden, um Beziehungen zu schaffen. So können Sie beispielsweise Familienmitglieder miteinander verknüpfen und ihre Beziehung zueinander definieren oder einen Assistenten der Geschäftsleitung mit dem Manager verbinden, für den er arbeitet.

Wenn Sie Personen in der Seitenleiste auswählen, erhalten Sie eine Liste aller Personen in Ihrem Daylite-System.

Diese sind nach Vornamen, Nachnamen oder dem Datum, an dem sie in Daylite erstellt wurden, geordnet. Am unteren Ende der Liste sehen Sie die Gesamtzahl der Personen, die Sie in Daylite haben.

Wenn Sie in Ihrer Seitenleiste Kontakte > Personen auswählen und dann auf das Symbol Listenansicht klicken, sehen Sie die Namen der Personen in der Liste und dann deren Details auf der rechten Seite. Diese Art von Format findet sich überall in Daylite wieder. Wenn Sie das Muster einmal erkannt haben, ergibt alles in Daylite einen Sinn.

Erstellen eines Kontakts

Wenn Sie + Neue Person wählen, wird eine neue Personenkarte hinzugefügt, in die Sie Informationen eingeben können. Denken Sie daran, so viele Details wie möglich in Ihre Kontaktdatensätze einzugeben, da dies dazu beiträgt, die Beziehungen im Laufe der Zeit zu festigen, unabhängig davon, ob es sich um einen Interessenten, einen Kunden oder einen Lieferanten handelt.

Namensfeld

• Der Grundeintrag ist das Feld für den Vornamen und den Nachnamen.

• Achten Sie auf das Feld ..., denn damit wird Ihr Feld um Informationen wie einen Vor- oder Mittelnamen erweitert.

Profilbild

• Wenn Sie mit vielen Menschen zu tun haben, kann es von Vorteil sein, ein Profilbild hinzuzufügen, denn es ist immer hilfreich, dem Namen ein Gesicht zuzuordnen, vor allem, wenn Sie ein Treffen vor sich haben. Ein Profilbild kann Ihrem Gedächtnis auf die Sprünge helfen und Ihnen helfen, sich zu erinnern, mit wem Sie sprechen.

Verbundenes Unternehmen

• Wenn Sie eine Person durch Verknüpfung zu einem Unternehmen hinzufügen, wird das verknüpfte Unternehmen in der Detailkarte der Person angezeigt.

• Sie können dies tun, indem Sie auf + Firma hinzufügen klicken, die Schaltfläche ... auswählen, durch Ziehen und Ablegen oder mit dem Tastaturkürzel cmd +L.

Rolle, Berufsbezeichnung und Abteilung

Sobald Sie eine Person mit einem Unternehmen verknüpft haben, haben Sie die Möglichkeit, die Art der Verknüpfung weiter zu definieren, indem Sie eine hinzufügen:

• Rolle aus einer Dropdown-Liste, die angepasst werden kann

• Berufsbezeichnung

• Abteilung

Kategorie

• Die Kategorie ist das wichtigste Mittel, um die Arten von Personen zu definieren, mit denen Sie interagieren.

• Sie können einem Kontakt nur eine Kategorie zuweisen.

• Sie können für jede Kategorie eine Farbe definieren.

• Beispiele für Kategorien sind Interessent, Kunde, Leitung, Personal oder Lieferant.

Schlagwörter

• Schlagwörter fungieren als Tags, die einer Person oder einem anderen Element in Daylite hinzugefügt werden.

• Sie können mehrere Schlagwörter hinzufügen.

• Ein gutes Beispiel für ein Schlagwort für eine Person könnte "Newsletter-Empfänger" oder "Premium-Kunde" sein.

Etiketten

• Sie können der Kontaktkarte einer Person mehrere Telefonnummern, E-Mail-Adressen und physische Adressen hinzufügen und ihnen verschiedene Bezeichnungen geben, z. B. "Arbeit", "Mobil" und "Privat".

Sie können auch auf eine Adresse in Daylite klicken und eine der folgenden Aktionen durchführen:

• Die Adresse in Apple Maps öffnen

• eine Wegbeschreibung zu dem Ort in Apple Maps abrufen

• Kopieren Sie den Adressaufkleber in die Zwischenablage, um ihn in einen Brief oder eine E-Mail einzufügen.

Details und Textfelder

• Diese Felder eignen sich hervorragend für einige persönliche Informationen über den Kunden, auf die Sie bei einem Anruf oder einer E-Mail Bezug nehmen können. Details werden hauptsächlich für nicht zeitkritische Informationen verwendet.

• Beispiele hierfür sind ein Lebenslauf, oder dass sie eine freundliche Person sind, allgemeine Arbeitszeiten, die beste Zeit für einen Anruf, achten Sie auf den Hund bei einem Besuch usw.

(Benutzerdefinierte) Extrafelder

Möglicherweise müssen Sie zusätzliche Informationen in einer Personen- oder Unternehmenskarte speichern, die nicht in den Standardfeldern enthalten sind. In diesem Fall können Sie bis zu 12 benutzerdefinierte Textfelder und 4 benutzerdefinierte Datumsfelder hinzufügen. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie z. B. ein Datum für ein erstes Treffen aufzeichnen müssen.

Sichtbarkeit

Die Sichtbarkeit ist ein wichtiges Geschäftsinstrument in Daylite, mit dem Sie festlegen können, wer Zugang zur Karte hat. Sie können entscheiden, ob die Karte für jeden in Ihrem Unternehmen, für ausgewählte Personen oder nur für den Besitzer der Karte sichtbar ist.

Dazu müssen Sie in Daylite die Funktion Berechtigungen aktivieren und dann die gewünschten Zugriffsrechte einrichten. Diese Funktion ist standardmäßig nicht aktiviert.

Die Sichtbarkeit in Daylite ist entweder:

• Öffentlich: für alle sichtbar

• Privat: nur für den Besitzer sichtbar

Eigentümer

• Jeder Artikel in Daylite hat einen Eigentümer.

• Wenn ein Benutzer eine Person in Daylite anlegt, wird diese automatisch als Eigentümer festgelegt.

• Der Eigentümer kann nachträglich bei der Erstellung des Artikels oder zu einem späteren Zeitpunkt auf einen anderen Benutzer geändert werden.

Erstellt durch und -am

• Der Benutzer, der einen Datensatz erstellt hat, und das Datum, an dem er in Daylite erstellt wurde, sind gesperrt und können nicht geändert werden, so wie es beim Eigentümer der Fall ist.

Änderungsdatum

• Dieses Datum gibt alle Änderungen wieder, die an dem Datensatz vorgenommen wurden. Sie können das Änderungsdatum nicht bearbeiten.

Zusätzliche Informationen mit einer Person verknüpfen

Die Möglichkeit, eine Information mit einer anderen zu verknüpfen, ist ein unglaublich mächtiges Werkzeug und eine der vielen Möglichkeiten, mit denen Daylite glänzt. Wenn Sie Informationen mit einem Personendatensatz verknüpfen, z. B. eine neue Datei, Notiz oder Besprechung, fügen Sie diese der Zeitleiste der Person hinzu. Sie können den Verlauf der Zeitleiste auf der rechten Seite von Daylite unter dem Aktivitätsbereich einsehen. Der Aktivitätsbereich ist chronologisch aufgebaut und bietet eine vollständige Aufzeichnung aller Interaktionen, die Sie mit der Person seit der Erstellung des Datensatzes hatten.

Sie können diese Informationen entweder über die Schaltflächen Neue Objekte am oberen Rand von Daylite oder über das Menü ... hinzufügen, indem Sie aus der vollständigen Liste der neuen Objekte auswählen.

Der Zweck der Aufgabenverwaltung besteht darin, dafür zu sorgen, dass nichts zwischen die Maschen fällt und nichts übersehen wird.

Einfach ausgedrückt: Um erfolgreich zu sein, müssen Sie eine Liste von Aufgaben erstellen und dann sicherstellen, dass Sie regelmäßig zurückgehen und sich diese Liste ansehen.

Wenn Sie dies jeden Tag tun, können Sie entscheiden, welche Aufgaben Sie jetzt erledigen sollten, welche ein anderes Mal erledigt werden können, welche nicht mehr relevant sind und welche bereits erledigt sind. Dies wird manchmal als Rückblick bezeichnet.

Der Bereich Aufgaben befindet sich in der Seitenleiste auf der linken Seite der Daylite-App. Aufgaben sind gruppiert in Arbeitsliste, Meine Aufgaben, Delegiert, Erledigt und Alle Aufgaben.

Arbeitslisten-Aufgaben

_Die Definition eines Arbeitslisten-Tasks ist ein Task, der vom aktuellen Benutzer geöffnet und noch nicht erledigt ist;

Dies ist eine Liste aller Aufgaben, denen der Status Arbeitsliste zugewiesen wurde, d. h. sie sind als Aufgaben gekennzeichnet, die eine höhere Wichtigkeit als andere Aufgaben haben. Ein Task mit dem Status Arbeitsliste wird auch im mittleren Bereich Ihres Startbildschirms angezeigt.

Wenn Sie eine Aufgabe zur Arbeitsliste hinzufügen, wird das Kontrollkästchen orange, und die Aufgabe wird vom Abschnitt Fällig in den Abschnitt Arbeitsliste verschoben. Manche Leute legen zu Beginn des Tages eine Reihe von Aufgaben für die Arbeitsliste fest, die dann im Laufe des Tages bearbeitet werden.

Markieren Sie das Pin-Symbol eines bestehenden Tasks, um ihn in einen Arbeitslisten-Task umzuwandeln. Der Pin wird einfarbig und das Kontrollkästchen wechselt von Schwarz zu Orange.

Sie können auch mit der rechten Maustaste auf einen Task klicken, um ihn zu einem Arbeitslisten-Task zu machen.

Meine Aufgaben

Hier wird eine vollständige Liste aller Aufgaben angezeigt, die dem aktuellen Benutzer gehören oder an den aktuellen Benutzer delegiert wurden und noch nicht erledigt sind.

Delegiert

Hier wird eine Liste aller Aufgaben angezeigt, die entweder nicht als erledigt markiert oder an den aktuellen Benutzer delegiert wurden. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, den Überblick über alle Aufgaben zu behalten, mit denen Sie andere Benutzer betraut haben.

Erledigt

Hier wird eine vollständige Liste der Aufgaben angezeigt, die vom aktuellen Benutzer als erledigt markiert wurden, sortiert nach dem Startdatum. Diese Ansicht wird vielleicht nicht sehr oft verwendet, aber es kann hilfreich sein, eine vollständige Liste der Aufgaben zu erhalten, die kürzlich erledigt wurden.

Alle Aufgaben

Damit wird eine vollständige Liste aller Aufgaben in Daylite angezeigt, einschließlich aller Benutzer, natürlich auf der Grundlage der Anzeigeberechtigungen. Die Liste ist nach dem Fälligkeitsdatum sortiert, das rot gefärbt ist, wenn die Aufgabe überfällig ist. Mit dieser Ansicht können Sie leicht erkennen, welche Aufgaben erledigt oder nicht erledigt sind. Sie unterstützt auch die Filterung nach Benutzer, Kategorie oder Stichworten.

Im Menü "Einstellungen" können Sie eine Reihe von Anpassungen an Ihrem Kalender vornehmen. Dazu gehört, wie und wann Benachrichtigungen und Alarme ausgelöst werden, an welchen Tagen Ihre Woche beginnt und endet und wie viele Informationen angezeigt werden, wenn Sie einen neuen Eintrag erstellen.

Um Ihre Kalendereinstellungen zu ändern, gehen Sie zu Einstellungen > Kalender.

Tagesbeginn und -ende

Um wie viel Uhr beginnen und beenden Sie Ihren Tag?

Verwenden Sie diese Funktion, um sicherzustellen, dass Ihr Kalender für Ihre Bildschirmgröße skaliert ist. Versuchen Sie, so viele Stunden wie möglich auf einmal anzuzeigen, damit Sie nicht nach oben und unten scrollen müssen, um den ganzen Tag zu sehen.

Anzeigen

Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, wie viele Stunden Ihr Arbeitstag umfasst.

Termin anzeigen

Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, wie viele Details Sie anzeigen möchten. Sie können wählen zwischen:

Nur Name

Einfach, auf den Punkt gebracht und effektiv.

Name und Ort

Dies kann ein Zoom-Link oder eine Adresse sein, an der das Treffen stattfindet.

Name, Ort und Details

Jedes Meeting hat ein Feld für Details, das eine Beschreibung des Meetings oder der Ziele, die Sie erreichen wollen, enthalten kann.

Start Woche am

Legt fest, an welchem Tag Ihre Woche beginnt. Standardmäßig ist dies der Montag, aber Sie können jeden beliebigen Tag einstellen.

Woche und Monat anzeigen:

Von heute an nach vorn blicken

Das bedeutet, dass das heutige Datum der erste Tag ist, der auf der linken Seite von Daylite angezeigt wird. Am Montag würden Sie den Montag auf der linken Seite sehen und insgesamt sieben Tage anzeigen.

Am Dienstag wird der Dienstag als erster Tag auf der linken Seite angezeigt, wiederum mit sieben Tagen in der Zukunft. Das bedeutet, dass Sie am Dienstag auch den nächsten Montag im Blick hätten. Dies ist sehr hilfreich, da Sie im Laufe der Woche einen Einblick in die kommende Woche erhalten.

Beginnt am ersten Tag

Dies bedeutet, dass bei der wochenweisen Anzeige Ihres Kalenders der Montag weiterhin als erster Tag auf der linken Seite angezeigt wird und der Kalender nicht automatisch durch die Tage fortschreitet.

Wochenenden ausblenden

Wenn Ihr Unternehmen am Wochenende tätig ist, möchten Sie den Samstag und den Sonntag in voller Größe wie jeden anderen Wochentag in Ihrem Kalender anzeigen. Wenn Ihr Unternehmen nur von Montag bis Freitag geöffnet ist, können Sie diese Tage in Daylite verkleinern, so dass sie weniger Platz in Ihrem Kalender einnehmen.

Wenn Sie sich mit den Aufgaben vertraut gemacht haben, werden Sie vielleicht feststellen, dass bestimmte Felder geändert werden müssen, um Ihren geschäftlichen Anforderungen besser zu entsprechen. Dies lässt sich leicht bewerkstelligen, indem Sie Einstellungen > Karten bearbeiten > Aufgaben aufrufen und dann Ihre Felder anpassen.

Hier finden Sie eine Liste der anderen Felder, die Sie für Ihre Aufgaben verwenden können. Markieren Sie eines der Kästchen, um es zum Standardfeld zu machen, das für alle Aufgaben verfügbar ist.

Kategorie

Diese Option ist standardmäßig verfügbar, da sie die einfachste Möglichkeit darstellt, Ihre Aufgabentypen zu kategorisieren. Im Feld Kategorie können Sie nur eine Option aus der Liste auswählen.

Enddatum

Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, wenn Sie eine Aufgabe als erledigt markieren, Sie können das Enddatum jedoch bearbeiten.

Geschätzte Zeit

In diesem Feld wird die geschätzte Zeit für die Erledigung einer Aufgabe angegeben. Dies kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, welche Aufgaben Sie während Ihres Arbeitstages in Angriff nehmen wollen. Manche Leute finden es hilfreich, eine Zeitspanne hinzuzufügen, die für die Erledigung der Aufgabe eingeplant werden sollte. Dies wird als Geschätzte Zeit bezeichnet und ist hilfreich bei der Auswahl der zu bearbeitenden Aufgaben. Wenn Sie nur 20 Minuten Zeit haben, wählen Sie Aufgaben aus, für deren Erledigung Sie schätzungsweise 5-10 Minuten benötigen. Wenn Sie mehr Zeit zur Verfügung haben, können Sie Aufgaben in Angriff nehmen, deren Erledigung voraussichtlich länger dauert, z. B. eine Stunde oder mehr.

Dateien

Zu den meisten Objekten in Daylite können Dateien hinzugefügt werden, so auch zu Aufgaben. Dies ist hilfreich, wenn Sie ein Dokument verlinken möchten, das für die Aufgabe relevant ist, oder wenn Sie einen URL-Link zu einer bestimmten Webseite hinzufügen möchten.

Ort

Dies ist ein optionales Textfeld, das verwendet werden kann, um den Ort anzugeben, an dem die Aufgabe ausgeführt werden kann. Dieses Feld kann auch in Terminen verwendet werden. Sie können eine Liste mit vordefinierten Orten erstellen, die aus einer Liste ausgewählt werden, oder Sie können einen benutzerdefinierten Ort hinzufügen.

Priorität

Legen Sie Ihre Prioritäten auf einer Skala von 0 Keine, 1 Hoch, 2 Mittel, oder 3 Niedrig fest.

Starttermin

In diesem Feld wird das Datum angegeben, an dem die Aufgabe gestartet wurde. Standardmäßig wird dieses Feld nicht automatisch ausgefüllt, aber Sie können Daylite so anpassen, dass es beim Erstellen einer neuen Aufgabe hinzugefügt wird.

Um das Startdatum automatisch zu setzen, navigieren Sie zu Einstellungen > Standardwerte > Aufgaben > Startdatum automatisch setzen = Ja. Dadurch wird ein Erstellungsdatum hinzugefügt, das Sie bei Bedarf später bearbeiten können.

Status

Dieses Menü kann vom Benutzer nicht bearbeitet werden. Wenn eine Aufgabe erstellt wird, erhält sie den Status "Offen", und wenn eine Aufgabe abgehakt wird, erhält sie den Status "Erledigt". Der Benutzer kann den Status bei Bedarf auch in "Abgebrochen" oder "In Bearbeitung" ändern.

Typ

Dies ist ebenfalls ein Menü, das vom Benutzer nicht geändert werden kann. Die Standardeinstellung ist "Zu erledigen", und es gibt keine Möglichkeit, die Standardeinstellung im Abschnitt Standardwerte der Einstellungen zu ändern. Der Benutzer kann den Aufgabentyp bei Bedarf ändern, aber es kann schneller sein, stattdessen Kategorien zu verwenden, um den Aufgabentyp zu definieren. Dieses Feld wird bei der ersten Verwendung von Daylite normalerweise unterdrückt.

Dank der Kalenderintegration kann Daylite mit anderen Kalendern wie dem Apple Kalender, dem Google Kalender und Microsoft Outlook synchronisiert werden. So können Benutzer ihre Daylite-Ereignisse und -Aufgaben in ihrer bevorzugten Kalender-App anzeigen und verwalten.

Durch die Nutzung der Kalenderintegration von Daylite können Sie:

• Andere Kalenderkonten in Daylite anzeigen.

• Daylite-Kalender in anderen Anwendungen anzeigen.

Um die Kalenderintegration einzurichten, navigieren Sie zu Einstellungen > Kalenderintegration.

Anzeigen von anderen Kalendern in Daylite

Wenn diese Funktion aktiviert ist, ist es möglich, jedes Kalenderkonto zu überlagern, das mit Internetkonten über die Systemeinstellungen von macOS installiert wurde. Kalenderkonten, die auf diese Weise eingerichtet wurden, können auch im Daylite-Kalender angezeigt werden.

Um diese Funktion zu aktivieren, müssen Sie Einschalten wählen und dann unter Mein Kalenderkonto die Konten ankreuzen, die Sie aktivieren möchten.

Anzeigen des Daylite-Kalenders in anderen Anwendungen

Daylite ermöglicht es Ihnen, verschiedene Kategorien für Besprechungen in Ihrem Kalender festzulegen, z. B. eine Kategorie für Kundenbesprechungen und eine andere für interne Besprechungen;

Bei der Anzeige dieser Kategorien in anderen Anwendungen, wie z. B. Apple Calendars, wird jede der Kategorien dann in verschiedene Kalender innerhalb des Kontos übersetzt. Auf diese Weise ist es möglich, die verschiedenen Kategorien von Kalendern, die in Daylite eingerichtet wurden, beizubehalten.

Alternativ können Sie auch auf die Anzeige der verschiedenen Kategorien verzichten und alle Kalendereinträge in einer einzigen Farbe anzeigen lassen, was für Ihre Zwecke möglicherweise besser geeignet ist.

Folgen Sie diesen Anweisungen, um Daylite zu Ihrer Kalender-App auf Ihrem Mac hinzuzufügen.

Einmal konfiguriert, können Sie Daylite-Ereignisse und -Aufgaben in Ihrer externen Kalender-App erstellen, bearbeiten und anzeigen. Ein neuer Termin in Daylite wird mit Ihrem Apple Kalender synchronisiert, so dass Änderungen in beiden Kalendern berücksichtigt werden.

Indem Sie Daylite eine Kategorie, aber verschiedene Schlagwörter zuweisen, können Sie Ihre Kontakte segmentieren, die Sie dann bei einer Suche verwenden können. Jedem Objekttyp in Daylite kann eine Kategorie, aber mehrere Schlüsselwörter aus einer vorgegebenen Liste zugewiesen werden. Diese Listen können je nach den Geschäftsanforderungen des Kunden angepasst werden.

Sie können einer Person oder einem Unternehmen nur eine einzige Kategorie zuweisen, z. B. "Interessent", "Kunde" oder "Lieferant", aber Sie können so viele verschiedene Schlagwörter wie nötig zuweisen, z. B. "Newsletter", "Weihnachtskarte" oder "Webinar". So wissen Sie, dass sie Teil Ihres Newsletter-Versands sind, eine Weihnachtskarte benötigen oder an einem Webinar teilgenommen haben, das Sie zur Gewinnung neuer Kunden durchgeführt haben. Jedes Mal, wenn Sie nun eine Suche mit einer dieser Kategorien oder Schlagwörter durchführen, erhalten Sie eine Liste der Kunden (Kategorie), die Ihren Newsletter erhalten (Schlagwort).

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben Ihre Datenbank erfolgreich segmentiert.

Mit Hilfe von Verknüpfungen können Sie zwei oder mehr Informationen miteinander verbinden, so dass sie einen Sinn ergeben.

Sie haben vielleicht mehrere Kontakte in einem einzigen Unternehmen oder mehrere Kontakte, die mit einem einzigen Projekt verknüpft sind. Vielleicht haben Sie ein bevorstehendes Treffen mit mehreren Interessengruppen, die alle an dem Projekt beteiligt sind, das Sie vorstellen. Wissen Sie, welche Rolle sie alle spielen?

Eine der wichtigsten und einzigartigsten Funktionen von Daylite ist die Möglichkeit, relevante Informationen einfach miteinander zu verknüpfen. Sie können dies entweder manuell mit ein paar Mausklicks tun oder Daylite automatisch für Sie erledigen lassen.

Beispiele für Verknüpfungen

Definitionsgemäß bedeutet die Segmentierung Ihrer Kunden und Interessenten, dass Sie sie anhand gemeinsamer Merkmale in Gruppen einteilen.

Aber Segmentierung ist viel mehr als das. Die Segmentierung wird in Daylite auf alles angewendet, nicht nur auf die Organisation Ihrer Kontakte. Sie können Aufgaben, Verkaufschancen, Projekte, Kalendereinträge, Notizen und vieles mehr segmentieren.

Der eigentliche Zweck der Segmentierung Ihrer Daten besteht darin, einen systematischen Ansatz für die Sortierung aller Daten zu finden, die Sie täglich in Daylite eingeben, und ein zuverlässiges Mittel für die Suche und Analyse dieser Informationen zu bieten.

Indem Sie Ihre Kunden und Interessenten nach ähnlichen Interessen gruppieren, können Sie Ihre Kommunikation besser auf deren Bedürfnisse und Vorlieben abstimmen. Der Gedanke dahinter ist, dass die Gruppierung und gezielte Ansprache gemeinsamer Merkmale zu höheren Konversionsraten, einer stärkeren Kundentreue und letztlich zu höheren Einnahmen für Ihr Unternehmen führen kann.

Sie können Segmente auf der Grundlage einer Vielzahl von Kriterien erstellen, z. B. Geografie, Branche, Kaufhistorie, Engagement-Level und vieles mehr. Sobald Sie Ihre Segmente erstellt haben, können Sie damit beginnen, Ihre Kunden mit personalisierten Nachrichten anzusprechen, z. B. mit E-Mail-Kampagnen, Newslettern oder Anzeigen in sozialen Medien, die auf ihren Interessen basieren. Die Segmentierung trägt dazu bei, ein persönlicheres Gefühl zu schaffen.

Segmentierung nach Kategorie

Kategorien sind ein hervorragendes Mittel, um Ihre Kunden zu segmentieren. Die Segmentierung nach Kategorien kann Ihnen helfen, Ihre neuen Interessenten oder bestehenden Kunden effektiver zu organisieren und zu verwalten, und ermöglicht es Ihnen, gezieltere und personalisierte Marketingkampagnen zu erstellen, die bei Ihrer Zielgruppe Anklang finden.

Kategorien sind das wichtigste Mittel zur Klassifizierung von Informationen in Daylite. Eine Kategorie kann eine beliebige Anzahl von Dingen umfassen, wie z. B. Produktinteressen, Branche, Berufsbezeichnung oder andere relevante Kriterien, die zur Identifizierung Ihrer verschiedenen Kunden beitragen. Sie können diese Kategorien verwenden, um nach einem bestimmten Kunden zu suchen oder eine E-Mail zu erstellen, die sich an alle Ihre potenziellen Kunden richtet, die in der Fertigungsindustrie tätig sind.\

Das Wichtigste über Kategorien

• Kategorien sind in Daylite vorkonfiguriert, können aber von Ihnen angepasst werden.

• Die Anzahl der Kategorien, die Sie erstellen können, ist nicht begrenzt, aber Sie können nur eine Kategorie für das Objekt auswählen. Sie können zum Beispiel die Kategorie eines Unternehmens als Interessent oder Kunde auswählen, aber nicht beide.

• Es ist möglich, für jedes Objekt in Daylite eine eigene Kategorieliste zu erstellen. Personen, Unternehmen, Termine, Aufgaben, Gruppen, Notizen und E-Mails können jeweils eigene Kategorielisten haben.

Filtern nach Kategorie

Kategorien können als Grundlage für viele Ihrer gefilterten Suchen verwendet werden. Sie könnten zum Beispiel einen Filter erstellen, der alle Personen mit der Kategorie "Kunde" anzeigt. Sie können auch nach weiteren Kategorien suchen oder eine Stichwortsuche einfügen. Das hilft Ihnen bei all Ihren Suchvorgängen sehr.

Erstellen einer Kategorie

Der Schlagwortmanager in den Daylite-Einstellungen funktioniert genauso wie der Kategoriemanager.

Unter Einstellungen > Kategorien haben Sie die Möglichkeit, Schlagwörter für jedes gewünschte Objekt festzulegen.

• Wählen Sie das Objekt aus, für das Sie eine Kategorie erstellen möchten.

• Klicken Sie auf das Symbol +, um eine neue Kategorie zu erstellen.

• Wählen Sie eine Farbe für Ihre Kategorie.

• Markieren Sie das Kästchen, um sicherzustellen, dass das Schlüsselwort

Das war's, Sie haben eine neue Kategorie erstellt!

Kategorien mit Stapelverarbeitung anwenden

Sobald Sie diese neuen Kategorien erstellt haben, ist es an der Zeit, sie auf Ihre neuen und bestehenden Objekte anzuwenden. Es ist einfach, eine Kategorie aus dem Dropdown-Menü für einen einzelnen Kontakt auszuwählen, aber es kann wesentlich schwieriger sein, Kategorien auf alle Kontakte anzuwenden, die Sie importiert haben, insbesondere wenn es sich um mehrere Hundert handelt.

Sie können dies manuell tun, indem Sie jedes Objekt öffnen und die entsprechende Kategorie aus dem Dropdown-Menü auswählen, oder Sie können die Funktion Massenbearbeitung verwenden, um mehreren Datensätzen auf einmal Kategorien zuzuweisen.

Wählen Sie einfach mehrere zu bearbeitende Kontakte aus, wählen Sie in der Menüleiste Bearbeiten > Massenbearbeitung, und schon können Sie den ausgewählten Kontakten gleichzeitig die gleiche Kategorie zuweisen.

Segmentierung nach Schlagwörtern

Schlagwörter sind ein weiteres Mittel zur Klassifizierung von Informationen in Daylite. Sie sind in Daylite vorkonfiguriert, können aber bei Bedarf weiter verfeinert oder angepasst werden. Einer der größten Vorteile der Verwendung von Schlagwörtern ist die unbegrenzte Anzahl von Schlagwörtern, die Sie erstellen können. Sie können auch auf mehr als ein Objekt in Daylite angewendet werden.

Wissenswertes über Schlagwörter

• Schlagwörter werden auch als "Tags" bezeichnet.

• Sie werden einem Objekt in Daylite aus einer vordefinierten Dropdown-Liste zugewiesen.

• Sie können nur eine Kategorie wählen, aber beliebig viele Schlagwörter.

• Es ist nicht möglich, den Schlagwörtern Farben zuzuweisen.

Filtern nach Schlagworten

Schlagwörter können auch als Grundlage für viele Ihrer gefilterten Suchen verwendet werden. Wenn Sie z. B. Newsletter als Schlagwort zuweisen, können Sie einen Filter erstellen, der alle Personen mit der Kategorie "Kunde" anzeigt, die ein Schlagwort namens "Newsletter" haben.

Schlagwort-Manager in Daylite-Einstellungen

Der Schlagwort-Manager in den Daylite-Einstellungen funktioniert auf die gleiche Weise wie der Kategorie-Manager. Durch Auswahl von Einstellungen > Schlagwörter haben Sie die Möglichkeit, Schlagwörter für jedes gewünschte Objekt festzulegen.

Die Zeit der kleinen gelben Haftnotizen, die überall auf Ihrem Computerbildschirm klebten, mag der Vergangenheit angehören, aber die Idee ist immer noch gut. In Daylite werden sie Notizen genannt und sind eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Gedanken, Beobachtungen und Aktualisierungen festzuhalten.

Notizen werden in Daylite als Objekt betrachtet, genau wie ein Kontakt oder ein Kalendereintrag, und sie können auch mit jedem anderen Objekt verknüpft werden;

Notizen unterstützen Fettdruck und Schriftgröße, Zeilenabstand, Tabulatoren, Aufzählungspunkte und Tabellen. Um diese Optionen auszuwählen, verwenden Sie die Menüleiste und navigieren Sie zu Bearbeiten > Formatieren.

Erstellen oder Anbringen von Notizen an Ihrem Objekt

Das Erstellen einer neuen Notiz oder das Anhängen einer Notiz an ein bestehendes Objekt kann auf verschiedene Weise erfolgen.

Sie können:

1. Navigieren Sie zu Datei > Neu > Neue Notiz.

1. Wählen Sie Neue Notiz aus dem Objektmenü.

1. Fügen Sie eine Notiz zu einem bestehenden Objekt hinzu, indem Sie auf das rechte Menü Neue Objekte im Detailbereich klicken.

Wie sehen Noten aus?

Titel

Wenn eine neue Notiz erstellt wird, ist es hilfreich, einen beschreibenden Titel hinzuzufügen. Dieser Titel ist durchsuchbar, weshalb Sie so viele Informationen wie möglich in den Titel aufnehmen sollten.

Datum und Uhrzeit

Das Datum und die Uhrzeit werden der Notiz automatisch hinzugefügt, wenn Sie sie erstellen. Sie können das Datum und die Uhrzeit der Notiz im Modus Bearbeiten anpassen. Dies kann hilfreich sein, wenn sich die Notiz auf etwas bezieht, das an einem anderen Datum passiert ist.

Kategorie

Sie können vorhandene Kategorien verwenden oder mit Einstellungen > Kategorien eigene Kategorien für Ihren Anwendungsfall erstellen.

Verknüpfen

Sie können die aktuelle Notiz mit jedem anderen bestehenden Objekt in Daylite verknüpfen. Zum Beispiel können Sie die Notiz mit einem oder mehreren Kontakten oder einem laufenden Projekt verknüpfen.

Dateien

Fügen Sie eine zugehörige Datei oder einen entsprechenden URL-Link hinzu.

Das Menü "Neue Objekte"

Mit dieser Option können Sie neue Objekte erstellen, die mit der aktuellen Notiz verknüpft sind. So können Sie beispielsweise auch eine neue Aufgabe erstellen, die mit der aktuellen Notiz verknüpft ist.

Eigentümer

Wenn eine Notiz in Daylite erstellt wird, wird der Eigentümer auf den Benutzer festgelegt, der die Notiz erstellt hat. Dies kann zu einem späteren Zeitpunkt auf einen anderen Benutzer geändert werden, falls erforderlich.

Berechtigungen

Standardmäßig sind Notizen auf öffentliche Sichtbarkeit eingestellt, d. h. jeder kann sie sehen. Sie können dies ändern, indem Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten" klicken und entweder "Privat" wählen, wenn Sie der Einzige sind, der die Notiz sehen soll, oder "Berechtigung", um auszuwählen, welche Benutzer Zugriff auf die Notiz haben.

Erstellt von

Der Benutzer, das Erstellungsdatum und die Uhrzeit werden automatisch gespeichert, wenn eine neue Notiz erstellt wird. Diese Angaben können später nicht mehr geändert werden.

Hat Sie ein Kunde unerwartet angerufen und Sie müssen seine persönlichen Daten abrufen? Oder steht ein Termin an und Sie brauchen die Adresse, damit Sie nicht zu spät kommen?

Was auch immer der Grund sein mag, die Suchfunktion von Daylite wurde entwickelt, um Ihnen zu helfen, das zu finden, was Sie in brauchen.

Das Feld für die Schnellsuche

Sobald Sie Informationen in das Suchfeld eingeben, führt Daylite eine Tiefensuche nach allen Informationen durch, die mit Ihrer Anfrage zusammenhängen. Das bedeutet, dass nicht nur nach den Namen von Personen gesucht wird, sondern die gesamte Daylite-Datenbank durchsucht wird.

Daylite durchsucht die Namen, Adressen, den Inhalt von Aufgaben, Besprechungen, Gelegenheiten, Projekten, Notizen und sogar E-Mails. Aus diesem Grund lohnt es sich immer, so viele Details wie möglich in Daylite einzutragen, denn es zahlt sich aus, wenn Sie wichtige Informationen über einen Kunden finden wollen.

Partielle Suche

Wenn Sie die partielle Suche richtig einsetzen, können Sie das Gesuchte in Daylite auch dann finden, wenn Sie sich über die genaue Schreibweise oder den Ort nicht ganz sicher sind. Man könnte die partielle Suche auch als "das Netz auswerfen" bezeichnen, denn wenn Sie nur ein paar Zeichen eingeben, beginnt die Schnellsuche von Daylite überall zu suchen, was bedeutet, dass Ihre Suche ziemlich breit gefächert sein wird.

Wenn Sie z. B. den Buchstaben "E" eingeben, durchsucht Daylite Personen, Unternehmen, Projekte usw. Es werden zunächst die neuesten Einträge mit einem "E" durchsucht, und wenn Sie weitere Buchstaben eingeben, verfeinert Daylite die Ergebnisse.

Wenn Sie lernen, Ihr Netz auszuwerfen, können Sie leicht die gewünschten Informationen finden und dabei vielleicht noch etwas Neues entdecken.

Im obigen Beispiel können Sie die Option mehr im Feld Schnellsuche verwenden, um eine vollständige Liste der Personen anzuzeigen, die den Buchstaben "E" in ihrem Namen haben.

Suchen Sie nach Beschreibung

Die Suche nach Beschreibung bedeutet, dass Sie Ihre Kontakte nach den im Feld Details enthaltenen Informationen gruppieren können. Das Feld Details ist anpassbar und ermöglicht es Ihnen, Informationen über einen Kontakt hinzuzufügen, wie z.B. seine Berufsbezeichnung, die Größe des Unternehmens oder bestimmte Interessen

Die Verwendung des Feldes Details für die Suche ist jedoch mit einer Warnung verbunden.

Die Suche nach Details ist nur so effektiv wie die Informationen, die in das Feld Details eingegeben werden. Jeder Benutzer ist unterschiedlich sorgfältig, was bedeutet, dass Ihre Suche nur so effektiv ist wie die im Feld Details enthaltenen Informationen. Manche Benutzer fügen dem Feld "Details" viele Informationen hinzu, während es bei anderen Benutzern völlig leer bleibt.

Das Durchsuchen Ihrer Kontakte nach Beschreibung kann Ihnen helfen, gezielte Marketingkampagnen und viel persönlichere E-Mails zu erstellen, die zeigen, dass Sie Ihren Interessenten und Kunden zuhören.

Um in Daylite nach einer Beschreibung zu suchen, fügen Sie hier einfach zusätzliche Informationen hinzu:

Sie können jetzt die Erweiterte Suche für bestimmte Wörter oder Ausdrücke im Beschreibungsfeld verwenden.

Filtern Ihrer Suche

Zu lernen, wie Sie Ihre Suche filtern können, ist ein wirklich wichtiger Schritt auf Ihrer Daylite-Reise. Indem Sie Ihre Suchparameter verfeinern und lernen, Ihre Suche zu filtern, werden Sie in der Lage sein, schnell und einfach genau das zu finden, wonach Sie suchen.

Das Filter-Symbol erscheint oben in der Daylite-App.

Sie können diesen Filter verwenden, um verschiedene Parameter aus einer Dropdown-Liste auszuwählen. Die Liste ändert sich je nachdem, ob Sie eine Liste von Kontakten (Personen und Unternehmen) oder Aufgaben, Notizen usw. filtern möchten.

Im folgenden Beispiel wird eine Personenliste verwendet.

Auf gespeicherte Filter können Sie in der Daylite-Seitenleiste zugreifen.

Wirksame Verwendung von Filtern

Die Möglichkeiten von Filtern für die Suche nach dem Gewünschten sind nahezu unbegrenzt. Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie Sie Ihre Filter effektiv einsetzen können. Wenn Sie Ihre Liste noch weiter filtern möchten, verwenden Sie die Schaltfläche +, um so viele Zeilen wie nötig hinzuzufügen.

Nach Name suchen

Wenn Sie nach dem Namen einer Person suchen, können Sie ihn in das Feld hier eingeben. Dabei wird die Option "enthält" verwendet, d. h. es werden Namen gefunden, die einen bestimmten Text enthalten. Wenn Sie zum Beispiel "Schmidt" eingeben, zeigt Daylite alle Personen an, die "Schmidt" in ihrem Vor- oder Nachnamen haben.

Suche nach Kategorie

Wenn Sie allen Ihren Kontakten in Daylite eine Kategorie zuweisen, können Sie in der Dropdown-Liste ganz einfach nach dieser Kategorie filtern. So können Sie beispielsweise die Kategorie "Kunde" auswählen, um eine Liste aller Ihrer Kunden anzuzeigen.

Suche nach Schlagwort

Wenn Sie Ihren Kontakten Schlagwörter hinzugefügt haben, können Sie diese auch in Ihrer Filtersuche verwenden.

Wenn Sie zum Beispiel Kunde als Kategorie-Filter ausgewählt haben, können Sie auch das Schlagwort Empfehlung auswählen. Dies würde zu einer Liste von Kunden führen, deren Lead-Quelle eine Empfehlung war.

Das Ausfüllen eines neuen Kalendertermins mit genügend sachdienlichen Informationen ist sehr wichtig, um Ihren Tag zu organisieren. Im Folgenden wird erläutert, was die einzelnen Elemente eines neuen Kalendertermins bewirken.

Kalendertermine - Highlights

Titel der Besprechung

Versuchen Sie, das erwartete Ergebnis der Besprechung in den Titel aufzunehmen. Das hilft Ihnen, beim Thema zu bleiben und zu wissen, ob Sie Ihr Ziel erreicht haben. Sie könnten zum Beispiel sagen: "Präsentation der Q4-Ergebnisse" oder "Festlegung der Projektleistungen mit dem Produktionsteam".

Die Gruppen von Daylite werden manchmal ein wenig übersehen, sind aber eine wirklich effektive Möglichkeit, Ihren Tag zu organisieren. Am häufigsten wird eine Gruppe verwendet, wenn Sie eine Liste von Personen erstellen, die Sie anrufen oder per E-Mail kontaktieren möchten. Dazu müssen Sie lediglich eine Gruppe erstellen, ihr einen Titel geben und dann die Namen der Kontakte entweder in die Gruppe ziehen oder sie über eine Verknüpfung hinzufügen. Von da an können Sie beim Senden einer E-Mail einfach den Gruppennamen auswählen, und jeder Kontakt innerhalb der Gruppe erhält dieselbe E-Mail.

Gruppen können auch verwendet werden, um Personen zu organisieren, die an verschiedenen E-Mail-Marketing-Kampagnen teilnehmen. Zum Beispiel ist DirectMail ein Softwareprodukt für Massen-E-Mails, das sich mit Daylite.

Daylite-Gruppen können verwendet werden, um die Liste der Empfänger zwischen Daylite und DirectMail zu synchronisieren.

Die Verwendung von Gruppen anstelle einer Kontaktliste hat mehrere Vorteile:

Was ist eine Chance?

Einfach ausgedrückt ist eine Chance dann gegeben, wenn einer Ihrer Kontakte Interesse an einem von Ihnen angebotenen Produkt oder einer Dienstleistung bekundet.

Zum Beispiel:

• Ihre Kontaktperson nennt Ihnen einen Budgetbetrag für ein bevorstehendes Projekt, das sie in Betracht zieht.

• Er spricht mit Ihnen über einen Terminvorschlag.

• Er stellt Ihnen detaillierte Fragen zu den von Ihnen angebotenen Dienstleistungen oder Produkten.

All dies könnte als Kaufanzeichen betrachtet werden und darauf hindeuten, dass Ihr Kunde daran interessiert ist, ein Kunde zu werden. Bevor dies jedoch geschieht, sind sie eine Chance.

Verkaufschancen sind direkt mit dem Geschäft verbunden, an dem Sie gerade arbeiten. Sie sind mit Ihren Kontakten verbunden, was bedeutet, dass es sich in der Regel um eine Person oder ein Unternehmen handelt.

Sie können sich eine Verkaufschance als einen riesigen Eimer vorstellen, in den absolut alles hineinpasst, was Sie über Ihren Kontakt wissen.

Wie sieht eine neue Chance aus?

Daylite hilft Ihnen, alle möglichen Informationen über Ihren Kontakt zu sammeln, z. B:

• Name, Adresse, Telefonnummern, E-Mail-Adressen

• Details wie Geburtstage, Hobbys oder Interessen

• Die Rollen, die die Personen in ihren Unternehmen innehaben

• Aufgaben, Meetings und Notizen, die Sie hinzufügen möchten

Wenn Sie in Daylite eine Verkaufschance erstellen, enthält diese nicht nur alle Informationen über den Kontakt, sondern ist auch direkt mit dem Rest von Daylite verknüpft, d. h. Sie können überall in Daylite darauf zugreifen, wo Sie sich gerade befinden.

Wir werden die einzelnen Teile einer neuen Verkaufschance durchgehen, damit Sie verstehen, warum es so wichtig ist, so viele Abschnitte wie möglich auszufüllen.

Name oder Titel der Verkaufschance

Versuchen Sie, so aussagekräftig wie möglich zu sein, damit Sie auf einen Blick wissen, worum es in der Verkaufschance geht.

Die Pipeline

Jedes Projekt, das Sie in Angriff nehmen, kann mehrere Pipelines haben, und jede Pipeline hat mehrere Etappen, die Sie durchlaufen müssen, bevor Sie weitermachen können.

Schlagwörter

Sie können einer Verkaufschance mehrere Schlagwörter zuweisen.

Kategorie

Diese sind farblich gekennzeichnet und spiegeln in der Regel den Namen der Dienstleistung oder des Produkts wider, das Ihr Unternehmen anbietet.

Der Status

Verkaufschancen werden beim ersten Anlegen auf Offen gesetzt. Im Gegensatz zu anderen Bereichen von Daylite können diese Dropdown-Überschriften nicht geändert werden.

Wert

Der Wert ist eine Schätzung auf der Grundlage dessen, was zu diesem Zeitpunkt bekannt ist. Eine Chance mit hohem Wert kann als wichtiger angesehen werden als eine mit niedrigem Wert.

Wahrscheinlichkeit

Dies ist ein Maß dafür, wie wahrscheinlich es ist, dass die Verkausfchance gewonnen wird. Die Wahrscheinlichkeit hat keinen Einfluss auf den Wert der Verkaufschance.

Prognostiziertes Abschlussdatum

Ein weiterer wichtiger Faktor ist der voraussichtliche Abschlusstermin. Dies ist der Zeitpunkt, an dem der Kunde auf der Grundlage Ihres Wissens und Ihrer Erfahrung, tatsächlich beschließt, Ihrem Angebot zuzustimmen und Verkaufschance abschließt.

Verbundene Personen und Rollen

Als Inhaber eines Unternehmens wissen Sie besser als jeder andere, welche Rollen es in einem Unternehmen gibt. Durch die Definition jeder Rolle, die ein verknüpfter Kontakt in einem Unternehmen hat, wird es Ihnen erleichtert eine Entscheidungen darüber zu treffen, wer die beste Person ist, die Sie kontaktieren sollten, wenn Sie die Verkaufschance vorantreiben wollen.

Ein Beispiel: Die Rolle "Entscheidungsträger " würde bedeuten, dass diese Person die Befugnis hat, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu kaufen. Die Person mit der Rolle "Berater" kann dem Entscheidungsträger nur Empfehlungen geben. Die Person mit der Rolle "Assistent der Geschäftsleitung" könnte dem Entscheidungsträger Zugang entscheidungsrelevanten Unterlagen verschaffen.

Klicken Sie auf + Person hinzufügen, um eine Person mit Ihrer Verkaufschance zu verknüpfen, und wählen Sie dann Rolle, um festzulegen, welche Rolle sie spielt.

Automatische verknüpfung von Unternehmen zu einer Chance

Daylite verfügt über eine wirklich praktische Funktion, mit der Sie festlegen können, ob verbundene Unternehmen auch automatisch mit Ihrer Verkaufschance verknüpft werden sollen, so dass Sie sich nicht merken müssen, ob ein Unternehmen und eine Verkaufschance zusammengehören.

Navigieren Sie zu Einstellungen > Unternehmen.

Sie können Unternehmen nach Typ, Branche und Region auswählen.

Sie haben vier verschiedene Möglichkeiten, wenn Sie automatische Verknüpfung mit Standardfirmen verwenden.

• Automatische Verknüpfung der Notizen und E-Mails einer Person Wenn Sie über Daylite Mail Assistant eine Notiz erstellen oder eine E-Mail mit Ihrem Kontakt verknüpfen, werden diese auch mit dem Standardunternehmen der Person verknüpft. Dies ist hilfreich, da Sie nicht nur eine separate Historie für Ihren Kontakt haben, sondern auch eine Historie mit allen E-Mails und Notizen für das Unternehmen. Das spart Zeit, wenn Sie in den einzelnen Profilen nach der gesamten Korrespondenz suchen müssen. Automatische Verknüpfung der Aufgaben einer Person mit dem Standardunternehmen. Wenn eine Aufgabe zum Profil einer Person hinzugefügt wird, wird sie auch mit deren Standardunternehmen verknüpft. Dies bedeutet, dass Sie alle Aufgaben sehen können, die für das Unternehmen erstellt wurden. Termine einer Person automatisch mit dem Standardunternehmen verknüpfen Wenn ein Termin zum Profil einer Person hinzugefügt wird, wird er auch mit deren Standardunternehmen verknüpft. Dies bedeutet, dass Sie alle Termine sehen können, die für das Unternehmen erstellt wurden. Verknüpfen Sie die Verkaufschancen und Projekte einer Person automatisch mit dem Standardunternehmen. Damit wird das Standardunternehmen einer Person zu einer Verkaufschance oder einem Projekt hinzugefügt.

Wenn es darum geht, die E-Mails zu verwalten, die in Ihrem Posteingang landen, hat Daylite eine Lösung für Sie. Daylite kann die E-Mails Ihrer Daylite-Kontakte in der Zeitleiste des Kontakts anzeigen, damit Sie immer über die neueste Kommunikation zwischen Ihrem Team und Ihren Kunden auf dem Laufenden sind.

Die übersichtliche Zeitleiste von Daylite ermöglicht es Ihnen, über alle aktuellen Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben. Die Zeitleiste zeigt Ihre E-Mails und Notizen in chronologischer Reihenfolge an. Außerdem werden unvollständige Aufgaben oberhalb der Jetzt-Zeile angezeigt, damit Sie wissen, was als Nächstes zu tun ist. Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, wird sie unterhalb der Jetzt-Zeile angezeigt.

Sie können sogar Mail Merge verwenden, um vorgefertigte, personalisierte E-Mails an Gruppen von Kontakten in Daylite zu senden.

Neue Aufgaben lassen sich in zwei Kategorien einteilen.

Eine Unverknüpfte neue Aufgabe kann als eigenständige Aufgabe erstellt werden, d. h. sie ist mit nichts anderem verknüpft, wie z. B. Batterien im Laden kaufen..

Eine verknüpfte neue Aufgabe erhält einen Kontext, indem sie mit einem anderen Objekt in Daylite verknüpft wird, z. B. die Aufgabe mit einer Person.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine neue Aufgabe in Daylite zu erstellen.

Eine neue Aufgabe erstellen

Die erste Möglichkeit besteht darin, über das Dateimenü eine nicht verknüpfte neue Aufgabe zu erstellen. Es ist sehr wichtig zu beachten, dass die neue Aufgabe mit keinem anderen Objekt in Daylite verbunden ist und daher als eigenständige Aufgabe fungiert.

Eine weitere Möglichkeit, eine neue Aufgabe zu erstellen, besteht darin, die Schaltfläche Neues Objekt zu wählen.

Sie können auch jedem bestehenden Objekt eine neue Aufgabe hinzufügen, indem Sie auf das rechte Objektmenü zugreifen.

Wenn Sie beispielsweise eine neue Aufgabe zu einem Kontakt hinzufügen möchten, müssen Sie diesen einfach über die Menüschaltfläche oben rechts in der Daylite App auswählen.

Sie können sogar Ihre eigene Tastenkombination festlegen, indem Sie zu Einstellungen > Allgemein > Tastenkombination für Aufgabenschnelleingabe navigieren. Dies ist eine fantastische Möglichkeit, Ihre Aufgabe schnell und einfach mit einem Objekt zu verknüpfen.

Hinzufügen und Ausfüllen einer neuen Aufgabe

Es ist hilfreich zu verstehen, was die einzelnen Teile einer neuen Aufgabe bewirken und warum Sie so viele Abschnitte wie möglich ausfüllen sollten, denn wenn Sie diese Informationen jetzt bereitstellen, werden Sie später dafür belohnt.

Zum Beispiel werden Sie dadurch viel produktiver sein;

Wenn Sie eine neue Aufgabe mit dem Auftrag Frank anrufen, um über den Preis des Geschäfts zu verhandeln festlegen, wird die Aufgabe, Frank anzurufen, viel einfacher, da sein Kontaktdatensatz mit Telefonnummer nur einen Klick entfernt ist. Wenn die Aufgabe nicht mit dem Datensatz von Frank verknüpft ist, müssen Sie den Datensatz von Frank in Daylite suchen. Wenn Sie etwas Zeit darauf verwenden, die Aufgabe mit der richtigen Person, dem richtigen Unternehmen, der richtigen Chance, dem richtigen Projekt usw. zu verknüpfen, wird sichergestellt, dass die Aufgabe in der Verlaufsansicht des verknüpften Objekts oberhalb der roten Linie erscheint.

Dies hilft Ihnen und anderen Benutzern zu erkennen, mit welcher Chance die Aufgabe verknüpft ist, und hilft Ihnen, wenn Sie in der Daylite-Historie zurückblicken.

Erstellen Sie zunächst eine neue Aufgabe, indem Sie sie aus dem Menü Neues Objekt auswählen.

1. Titel der Aufgabe: Dies ist eine Beschreibung der Aufgabe. Wir empfehlen, dass Sie versuchen, Ihren Aufgaben vollständig realisierte Namen zu geben, wie z. B. "Herausfinden, ob John unseren Vorschlag für das Fotoshooting am Strand akzeptiert" statt "Treffen mit John". Auf diese Weise wissen Sie bei der späteren Überprüfung der Aufgabe genau, was zu tun ist. Wir wollen Aufgaben auch so benennen, dass wir sie leicht als erledigt abhaken können. Jeder sieht gerne eine Liste erledigter Aufgaben am Ende des Tages. Möglicherweise müssen Sie die Aufgabe in mehrere kleinere Aufgaben aufteilen. Ein Beispiel: Aufgabe Nr. 1 könnte sein, die Telefonnummer von John herauszufinden, während Aufgabe Nr. 2 darin besteht, Johns Zustimmung zu dem Vorschlag für ein Fotoshooting am Strand einzuholen. Wenn wir Johns Telefonnummer nicht kennen (Aufgabe 1), können wir seine Zustimmung nicht einholen (Aufgabe 2).

2. Erledigt-Kästchen: Markieren Sie dieses Kästchen, wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben. Daylite fügt dann automatisch ein Enddatum hinzu und hält die Dauer der Aufgabe in Tagen, Stunden und Minuten fest.

1. Details hinzufügen: Wenn es zusätzliche Informationen gibt, die nicht in den Aufgabentitel passen, können Sie hier zusätzliche Informationen oder Anweisungen hinzufügen.

2. Kategorie: Sie können eine eigene Liste von Kategorien erstellen oder die in Daylite enthaltenen Kategorien verwenden. Eine gute Möglichkeit, Kategorien zu verwenden, besteht darin, die Art der betreffenden Aktivität anzugeben. Handelt es sich beispielsweise um eine E-Mail, einen Telefonanruf oder etwas, das Sie im Büro erledigen müssen? Mit Hilfe der Kategorie können Sie dann intelligente Listen erstellen, die Ihnen helfen, alle Ihre Aufgaben in verschiedene Aktivitäten zu sortieren.

3. Fälligkeitsdatum: Hier wird das Datum angegeben, bis zu dem die Aufgabe erledigt werden soll. Das Fälligkeitsdatum wird verwendet, um eine Aufgabe an anderen Stellen in Daylite anzuzeigen, z. B. im Kalender und in der Startansicht. Sie sollten immer ein Fälligkeitsdatum festlegen, da die Aufgabe dann im Daylite-Kalender angezeigt wird. Wenn Sie das Fälligkeitsdatum leer lassen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Aufgabe noch einmal zur Überprüfung sehen können, geringer, und die Aufgabe bleibt möglicherweise unbearbeitet. Ein weiterer Grund für die Festlegung eines nominalen Fälligkeitsdatums ist, dass Daylite Sie an Aufgaben erinnern kann, die überfällig sind.

Sie können festlegen, dass Daylite automatisch ein vorher festgelegtes Fälligkeitsdatum festlegt, indem Sie Daylite-Einstellungen > Standardwerte > Aufgaben > Fälligkeitsdatum automatisch festlegen wählen.

Sie können auch festlegen, dass Daylite automatisch ein Startdatum festlegt, das auf dem Datum basiert, an dem Sie die Aufgabe erstellt haben. Wählen Sie dazu Daylite-Einstellungen > Standardwerte > Aufgaben > Startdatum automatisch festlegen.

Eine typische Einstellung wäre z. B., dass alle Aufgabenerinnerungen auf morgen oder den nächsten Tag eingestellt werden. Durch das Hinzufügen des Fälligkeitsdatums wird sichergestellt, dass Sie die Aufgabe erfasst haben und dass Sie sie leicht wieder aufrufen können, um sie zu überprüfen, zu klären und dann zu erledigen, damit Sie sie als erledigt markieren können.

1. Wiederholen: Das Hinzufügen einer sich wiederholenden Aufgabe ist eine großartige Möglichkeit, sich regelmäßig daran erinnern zu lassen, etwas zu tun. Legen Sie eine sich wiederholende Aufgabe fest, die Sie daran erinnert, Ihre Kunden zu kontaktieren und eine regelmäßige Kontoüberprüfung zu vereinbaren. Oder legen Sie eine sich wiederholende Aufgabe fest, um sicherzustellen, dass Sie den Zugangscode für Ihr Bürogebäude alle 6 Monate ändern. Das Tolle an sich wiederholenden Aufgaben ist, dass die nächste sich wiederholende Aufgabe erst erstellt wird, wenn Sie die aktuelle Aufgabe abgeschlossen haben. Das bedeutet, dass Sie keine lange Reihe ähnlicher Aufgaben erhalten, die sich in die Zukunft erstrecken, wenn Sie Ihre Aufgabenlisten überprüfen.

2. Verknüpfung: Die Verknüpfung gibt der Aufgabe einen Kontext. Wenn Sie eine Aufgabe mit einer Person verknüpfen, wird die Aufgabe in der Zeitleiste der Person angezeigt. Dies ist sehr hilfreich, wenn Sie sich ansehen, was Sie mit einem Kunden gemacht haben. Wenn die Aufgabe noch nicht erledigt ist, wird sie unabhängig von ihrem Fälligkeitsdatum über der roten Linie Jetzt angezeigt. Wenn die Aufgabe erledigt ist, erscheint sie unterhalb der roten Jetzt-Linie und wird nach ihrem Erledigungsdatum sortiert.

1. Delegieren: Dies ist eine sehr nützliche Funktion, wenn Sie in Daylite in einem Team arbeiten. Sie beginnen damit, eine Aufgabe zu erstellen und das Ziel zu umreißen. Über die Schaltfläche "Delegieren" können Sie die Aufgabe einem anderen Benutzer "zuweisen", haben aber immer noch die Gesamtverantwortung für sie. Wenn Sie eine Aufgabe delegieren möchten, stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung:

• Sie können den Benutzer auswählen, an den Sie delegieren möchten.

• Sie können eine Notiz hinzufügen, in der Sie erklären, warum die Aufgabe delegiert wird, oder vielleicht einige zusätzliche Anweisungen geben.

• Wenn Sie das Kästchen "Bei Änderungen benachrichtigen" ankreuzen, erhält die Person, die die Aufgabe delegiert hat, eine Benachrichtigung, wenn Änderungen an der Aufgabe vorgenommen werden.

1. Erstellt: Dieser Datensatz speichert das Datum, an dem die Aufgabe erstellt wurde und welcher Benutzer sie erstellt hat. Dieses Datum kann nicht nachträglich geändert werden.

1. Geändert: Dies ist das Datum und die Uhrzeit, zu der die letzten Änderungen an der Aufgabe vorgenommen wurden. Beachten Sie, dass Daylite nicht aufzeichnet, welcher Benutzer die Änderung vorgenommen hat.

2. Feld hinzufügen: Standardmäßig weist Daylite die gängigsten Felder zum Ausfüllen zu, es gibt jedoch auch andere Felder, die Sie verwenden können. Mit der Option "Feld hinzufügen" können Sie weitere Felder auswählen, die bei der Verwendung von Aufgaben hilfreich sein können.

In der oberen linken Ecke von Daylite befindet sich ein Symbol, das wie ein kleines Zahnrad aussieht. Dies ist die Aktionsschaltfläche. Klicken Sie auf dieses Symbol, und wählen Sie dann Aufgaben anzeigen.

Um die Details einer Aufgabe anzuzeigen, können Sie

• Wählen Sie die Aufgabe in der Kalenderansicht aus.

• Wählen Sie das Symbol Details in der oberen rechten Ecke von Daylite.

• Wählen Sie Ansicht > Details anzeigen in der Daylite-Menüleiste.

• Manuelles Ziehen und Ablegen einer Aufgabe, um ihr Fälligkeitsdatum zu ändern.

Wenn Sie eine dieser Optionen wählen, öffnet sich der Detailbereich, in dem Sie zusätzliche Informationen wie Notizen, Anhänge oder Kontakte sehen können, die mit der Aufgabe verknüpft sind

Wenn Sie sich schon einmal dabei ertappt haben, dass Sie alte E-Mails durchgesehen haben, um wichtige Details zu einer Kundeninteraktion zu finden, oder wenn Sie versucht haben, einen Konversationsfaden zu finden, der nicht auffindbar ist, dann hat Daylite die perfekte Lösung.

Daylite zeichnet jede Interaktion mit Ihren Kontakten auf, indem es eine leistungsstarke Funktion namens Daylite Mail Assistant (DMA) verwendet, die eine Erweiterung für Apple Mail ist.

Mit dem Daylite Mail-Assistenten können Sie ganz einfach neue Personen als Kontakte in Daylite hinzufügen und eine Kopie der gesendeten und empfangenen E-Mails in der Historie der Person speichern. Auf diese Weise können Sie nicht nur schnell und einfach neue Personen in Daylite aufnehmen, sondern auch Informationen wie Unternehmen, Berufsbezeichnungen, Telefonnummern, Adressen und vieles mehr hinzufügen, indem Sie die Kontaktinformationen direkt in Apple Mail bearbeiten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Teammitglieder immer auf dem neuesten Stand der Kommunikation sind

Einschalten der Daylite Mail Assistant Erweiterung

Die Erweiterung Daylite Mail Assistant wird auf Daylite installiert und ist im Mac App Store erhältlich. Sie arbeitet mit Apple Mail zusammen und muss aktiviert werden und die Erlaubnis erhalten, auf die Mail-App zuzugreifen.

Öffnen Sie Apple Mail und klicken Sie im Mail-Menü auf Einstellungen > Allgemein > Erweiterungen.

Als Nächstes müssen Sie das Kontrollkästchen in der Erweiterungsliste aktivieren, um den Daylite Mail Assistant zu aktivieren. Sie müssen auch der Aufforderung zustimmen, die Installation zu bestätigen.

Das war's!

Sie haben den Daylite Mail Assistant erfolgreich aktiviert.

Daylite Mail Assistant-Einstellungen

Im Daylite-Einstellungsmenü wird nun eine Option namens Mail-Assistent angezeigt.

Sie können wählen, ob Sie E-Mails manuell oder automatisch zu Daylite hinzufügen möchten. Sie können auch festlegen, ob die Verknüpfung von Artikeln aufgehoben werden soll, wenn eine E-Mail zu Daylite hinzugefügt wird. Dies schließt alle Elemente ein, wenn Sie eine E-Mail senden oder empfangen. Sie können festlegen, dass Kontakte, Benutzer, Chancen, Projekte und Anhänge automatisch mit allen eingehenden und ausgehenden E-Mails verknüpft werden. Dies ist unglaublich wichtig, denn sobald Sie diese Kästchen aktiviert oder deaktiviert haben, verknüpft Daylite diese Informationen mit Kontaktdatensätzen, die Sie dann in der Aktivitätsansicht von Daylite chronologisch anzeigen können.

Daylite Mail-Assistent und Apple Mail

Der Daylite Mail Assistant erscheint als Banner am Anfang jeder eingehenden E-Mail. Wenn Sie diese E-Mail und ihren Inhalt zu Daylite hinzufügen möchten, klicken Sie auf das Banner Zu Daylite hinzufügen.

Dadurch wird ein neues Fenster des Daylite Mail Assistant geöffnet und die E-Mail gleichzeitig zu Daylite hinzugefügt. Wenn die E-Mail von einem bestehenden Daylite-Kontakt stammt oder in den Feldern an: oder cc: ein Daylite-Kontakt angegeben ist, wird die E-Mail automatisch mit dem Kontakt sowie mit allen Verkaufschancen oder Projekten, mit denen der Kontakt verknüpft ist, verknüpft.

Wenn Sie zu Apple Mail zurückkehren, können Sie sehen, dass sich das Banner geändert hat und Sie darüber informiert, dass die E-Mail verknüpft wurde; in diesem Fall mit einer Person und einer Verkaufschance. Wenn Sie Informationen über diesen verknüpften Kontakt anzeigen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Links & Details.

Der Kontaktdatensatz, mit dem die E-Mail verknüpft wurde, wird dem Daylite Mail Assistant Datensatz überlagert. Am unteren Rand dieses Datensatzes befindet sich eine Schaltfläche mit der Aufschrift In Daylite anzeigen.

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, zeigt Daylite Ihnen den gesamten Verlauf dieses Kontakts, einschließlich der verknüpften E-Mail, im Aktivitätsfenster an.

E-Mail-Versand mit Daylite Mail Assistant

Das Versenden einer E-Mail mit dem Daylite Mail Assistant ist ein schneller und einfacher Prozess und wird empfohlen, da Sie dann eine Aufzeichnung aller ausgehenden Korrespondenz an einem leicht einsehbaren Ort haben.

Sie können eine neue ausgehende E-Mail mit dem Daylite Mail-Assistenten versenden, indem Sie in Mail auf das Symbol Neue Nachricht verfassen und dann auf das Symbol Aufzeichnen in Daylite klicken. Sie können nun die Suchfunktion verwenden, um den gewünschten Empfänger zu finden. Ihre ausgehende Nachricht wird automatisch in Daylite aufgezeichnet und mit Kontakten, Benutzern, Gelegenheiten, Projekten und Anhängen verknüpft, sofern Sie diese Optionen in Daylite-Einstellungen > Mail-Assistent ausgewählt haben.

Ausfüllen eines Daylite Mail Assistant Protokolls

Kontakte

Wenn Sie einen Kontakt hinzufügen, funktioniert der Daylite Mail Assistant sowohl für Unternehmen als auch für Personen.

Ein Beispiel: Sie haben vielleicht eine Firmen-E-Mail-Adresse, die etwa so lautet oder . Wenn eine E-Mail von einer dieser E-Mail-Adressen eingeht, wird sie dem Unternehmensdatensatz hinzugefügt und nicht der Person. Dies kann nützlich sein, wenn Sie diese Arbeits-E-Mails von den persönlichen E-Mails einer Person unterscheiden wollen, oder wenn Sie regelmäßige Updates von einem Unternehmen erhalten.

Vorgeschlagene Kontakte

Wenn neben dem Namen einer Person eine Silhouette erscheint, bedeutet dies, dass die E-Mail-Adresse der Person bereits in Daylite gespeichert ist. Wenn Ihr Daylite Mail Assistant auf "Automatisch" eingestellt ist, wird der Inhalt der E-Mail in die Historie der Person in Daylite aufgenommen. Wenn er auf Manuell eingestellt ist, müssen Sie den Namen der Person auswählen, um ihn zu Daylite hinzuzufügen. In beiden Fällen wird das Feld blau, um anzuzeigen, dass es zu Daylite hinzugefügt wurde.

Und so geht's:

Solange Sie eine E-Mail-Adresse für eine Person in Daylite haben, bietet Ihnen der Daylite Mail-Assistent die Möglichkeit, alle von Ihnen gesendeten und empfangenen E-Mails zum Verlauf dieser Person in Daylite hinzuzufügen. Es ist möglich, diese Funktion in den Einstellungen von Apple Mail auf manuell oder automatisch einzustellen.

Lupensymbol

Es kann vorkommen, dass sich eine E-Mail auf eine Person bezieht, aber nicht von dieser Person stammt. In diesem Fall kann die E-Mail einfach manuell zu dieser Person hinzugefügt werden. Verwenden Sie das Lupensymbol, um die Person ausfindig zu machen, auf die sich die E-Mail bezieht, und fügen Sie die E-Mail manuell zum Verlauf dieser Person hinzu.

Ziele

Sie können E-Mails direkt mit einer Verkaufschance oder einem Projekt in Daylite verknüpfen.

Beginnen Sie damit, eine neue Verkaufschance oder ein neues Projekt zu erstellen. Sie werden dann aufgefordert, einen Titel hinzuzufügen. Der Kontakt wird mit der neuen Verkaufschance oder dem Projekt verknüpft und nachfolgende E-Mails dieser Person werden ebenfalls dem Ziel hinzugefügt, das im Seitenbereich angezeigt wird.

Wenn das Ziel abgeschlossen ist, fügt der Daylite Mail Assistant ihm keine E-Mails mehr hinzu.

Aufgaben

Daylite Mail Assistant ist ein ausgezeichnetes Erfassungswerkzeug, das Ihnen hilft, Ihren Posteingang aufzuräumen, auch dank der Aufgaben.

Für alle E-Mails, die eine Nachverfolgung oder "Nächste Aktionen" erfordern, erstellen Sie einfach eine Aufgabe, die mit der E-Mail und der Person, die sie gesendet hat, verknüpft ist. Anschließend können Sie Ihre Aufgaben jederzeit im Bereich Meine Aufgaben von Daylite einsehen.

Ernennungen

Erstellen Sie einen neuen Termin direkt aus dem Daylite Mail Assistant, der dann im Daylite-Kalender angezeigt wird. Die E-Mail und der Kontakt sind ebenfalls mit dem neuen Termin verknüpft.

Schlagwörter

Wenn Sie optionale Schlagwörter festgelegt haben, die Sie den E-Mails hinzufügen möchten, dann ist dies der richtige Ort, um dies zu tun.

Kategorie hinzufügen

Sie können jeder E-Mail, die zu Daylite hinzugefügt wird, eine Kategorie zuweisen. Sie können zum Beispiel "Wichtig" oder "Aktion erforderlich" als Kategorie hinzufügen.

Sichtbarkeit

Sie können die Sichtbarkeit einer E-Mail entweder auf Öffentlich einstellen, was bedeutet, dass sie für alle sichtbar ist, oder auf Privat, so dass nur Sie die E-Mail sehen können.

Sie können sogar eine Berechtigung festlegen, so dass nur eine bestimmte Gruppe von Benutzern die E-Mail in Daylite sehen kann. Dies ist hilfreich, wenn es um sensible Themen geht, die nicht für alle zugänglich sein sollen. So können Sie beispielsweise die Sichtbarkeitseinstellungen so ändern, dass nur das Management-Team die E-Mail sehen kann.

Nutzungsszenarien

Hier sind vier verschiedene Szenarien, in denen der Daylite Mail Assistant sinnvoll eingesetzt werden kann.

**Sie erhalten eine E-Mail von jemandem, der derzeit nicht in Daylite ist oder keine E-Mail-Adresse in Daylite hinterlegt hat.

Der Name des Absenders wird als Vorgeschlagener Kontakt angezeigt, der in Daylite hinzugefügt werden kann. Ein "+" Symbol zeigt an, dass der Kontakt als neue Person zu Daylite hinzugefügt werden kann.

Wenn Sie für die erhaltene E-Mail eine neue Aufgabe erstellen müssen, wird diese durch Hinzufügen einer neuen Aufgabe im Seitenbereich an Ihren Posteingang gesendet und die ausgewählte E-Mail damit verknüpft.

DMA verwendet zunächst den Namen, der mit der E-Mail-Adresse verknüpft ist, um festzustellen, ob die Person bereits in Daylite existiert, aber noch keine E-Mail-Adresse in Daylite hinterlegt hat.

Daylite verwendet dann die Kopfzeile der E-Mail, um den Vor- und Nachnamen des Absenders zu extrahieren.

Wenn Sie "Neu erstellen " wählen, wird ein neuer Kontakt zu Daylite hinzugefügt.

Sie erhalten eine E-Mail von jemandem, der in Daylite ist, dem aber keine E-Mail-Adresse zugewiesen wurde.

Auf der linken Seite dieses Fensters wird anhand des Namens, der mit der E-Mail-Adresse verknüpft ist, geprüft, ob die Person bereits in Daylite vorhanden ist, aber noch keine E-Mail-Adresse zugewiesen wurde. Wie Sie sehen können, sucht Daylite auch nach Variationen des Namens.

Wenn Sie glauben, dass die Person bereits in Daylite vorhanden ist, aber vielleicht anders oder falsch gespeichert ist, z. B. nur nach dem Vornamen, können Sie versuchen, die Suchkriterien manuell zu ändern. Im folgenden Beispiel könnten Sie nur "Matthew" eingeben. Dann würden alle Kontakte mit dem Namen Matthew in einer Liste erscheinen, aus der der Benutzer den richtigen auswählen kann. Wählen Sie die Schaltfläche "Zum Bestand hinzufügen ", um die E-Mail-Adresse und den E-Mail-Inhalt zu der ausgewählten Person in der Liste hinzuzufügen. Wenn die Liste leer ist, bedeutet dies, dass keine Übereinstimmung gefunden wurde und die Person wahrscheinlich noch nicht in Daylite vorhanden ist.

Wenn Sie die richtige Person in Daylite gefunden haben, verwenden Sie die Schaltfläche Zu vorhandenen Einträgen hinzufügen. Dadurch wird dem Datensatz dieser Person einer E-Mail-Adresse hinzugefügt und auch die E-Mail selbst wird der Zeitleiste dieser Person hinzugefügt.

**Sie fügen eine E-Mail hinzu, die sich auf eine bereits in Daylite gespeicherte Person bezieht, aber nicht direkt von dieser Person stammt.

Wählen Sie das Lupensymbol und suchen Sie die Person, die mit dieser E-Mail verknüpft werden soll.

Beachten Sie, dass es sich hierbei um eine einmalige Verknüpfung handelt und zukünftige E-Mails nicht automatisch mit dieser Person verknüpft werden.

**Sie möchten eine neue Person oder ein neues Unternehmen zu Daylite von DMA aus hinzufügen.

Wenn die gesuchte Person nicht in Daylite vorhanden ist, können Sie eine neue Person oder Firma anlegen. Über die Schaltfläche Bearbeiten können Sie Informationen über den neuen Kontakt hinzufügen, z. B. die Kategorie.

Wenn Sie einen neuen Unternehmensdatensatz anlegen, ist es sehr einfach, auch die einzelnen Personen zu verknüpfen, die dort arbeiten. Dies ist hilfreich, da Sie vielleicht ein Unternehmen mit mehreren Personen auf verschiedenen Ebenen haben, mit denen Sie in Kontakt bleiben möchten.

Beispiel: Sie wenden sich an ein potenzielles Unternehmen, mit dem Sie gerne Geschäfte machen möchten und sprechen mit einem Marketingassistenten, der Ihnen den Namen des Marketingleiters desselben Unternehmens nennt. Sie haben nun zwei Personen im selben Unternehmen. Beide Personen können in Daylite mit diesem Unternehmen verknüpft werden.

Wenn Sie in Daylite einen Firmen-Datensatz anlegen, können Sie jeden Mitarbeiter als separaten Kontakt in der Firma hinzufügen, mit eigenen Kontaktinformationen, Kategorie, Schlagwortdetails, Adressen usw.

Ein neues Unternehmen anlegen

Wenn Sie Firmen unter dem Abschnitt Kontakte in der linken Seitenleiste auswählen, ändert sich das Menü Neues Objekt in Neue Firma. Klicken Sie auf Neue Firma, um die Kontaktinformationen auszufüllen.

Hier sehen Sie ein Beispiel für eine vollständig ausgefüllte Kontaktkarte Neues Unternehmen. Jedes Feld wurde mit einer entsprechenden Beschreibung ausgefüllt, damit Sie sehen können, warum jedes Feld existiert.

• Firmenname- Achten Sie darauf, den vollständigen Namen des Unternehmens anzugeben. Firmenlogo- Dies trägt dazu bei, das Unternehmen in Ihrer Kontaktliste hervorzuheben.

• Schlagwörter- Ein Schlagwort kennzeichnet das Unternehmen, auf das Sie bei der Überprüfung eines Eintrags schnell zugreifen möchten. Ein Schlagwort kann einen beliebigen Begriff oder eine Phrase enthalten, um Datensätze zusammenzufassen. Schlagwörter sind ebenfalls unbegrenzt. Kategorie- Ihr Unternehmenskontakt kann immer nur eine Kategorie haben, und jede Kategorie ist farblich gekennzeichnet. Zu den Kategorien gehören: Interessent, Kunde, Lead, Personal, Lieferant oder alles andere, was Sie benötigen. Branche- Dieses Feld hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, wenn Ihr Unternehmen in mehr als einer Branche tätig ist. Es gibt 3 verschiedene Branchentypen: Branche, Unternehmenstyp und Region. Telefonnummern- Geschäftsnummern, Nummern von Mobiltelefonen usw. können hier eingetragen werden. Adresse- Postfachadressen, Straßenadressen, Adressen des eingetragenen Firmensitzes usw. Webseite- Verfügt das Unternehmen über eine Webseite? Dies ist nützlich, um Recherchen über einen potenziellen Kunden anzustellen, bevor Sie ihn kontaktieren und kann Ihnen helfen, über alle neuen Angebote des Unternehmens auf dem Laufenden zu bleiben.

• Mitarbeiter- Dieser Abschnitt ist zweifellos der größte von allen. Jede Person, die im Unternehmen arbeitet, sollte hier eingetragen werden. Jede Person, die Sie eingeben, hat ihren eigenen Personendatensatz, der im vorherigen Abschnitt besprochen wurde. Klicken Sie auf den Unternehmenskontakt, wählen Sie den gewünschten Personenkontakt aus, klicken Sie auf das Symbol >, um die Details des verknüpften Kontakts einzublenden, und schon haben Sie alle Informationen zur Hand, noch bevor Sie die Person anrufen, per E-Mail kontaktieren oder persönlich treffen.

• Projekte - Sie können Projekte mit dem Unternehmen verknüpfen, an denen es beteiligt ist und ihm eine Rolle zuweisen, die das Unternehmen in dem Projekt spielt. Diese Rolle könnte Kunde, Produktion, Agent usw. sein.

• Chancen

Personen mit einem Unternehmen Verknüpfen

Daylite kopiert automatisch Details wie Adressen und Telefonnummern in neue Personenkontakte, die Sie über das Menü ... hinzufügen.

Sie können auch die Schaltfläche + Person hinzufügen verwenden, wenn Sie sich im Datensatz des neuen Unternehmens befinden. Ein Unternehmen kann Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen haben, mit denen Sie oder Ihr Team regelmäßig zusammenarbeiten. Daylite kann Ihnen helfen, sich die Kontaktdaten zu merken, indem Sie Personen direkt mit Firmen verknüpfen.

Verknüpfung zusätzlicher Informationen mit einem Unternehmen

Die Möglichkeit, eine Information mit einer anderen zu verknüpfen, ist ein unglaublich mächtiges Werkzeug und eine der vielen Möglichkeiten, mit denen Daylite glänzt. Wenn Sie Informationen mit Ihrem Firmendatensatz verknüpfen, z. B. eine neue Datei, Notiz oder Besprechung, fügen Sie diese der Zeitleiste des Unternehmens hinzu. Sie können den Verlauf der Zeitleiste auf der rechten Seite von Daylite unter dem Aktivitätsbereich einsehen. Der Aktivitätsbereich ist chronologisch aufgebaut und bietet eine vollständige Aufzeichnung aller Interaktionen, die Sie mit dem Unternehmen seit der Erstellung des Datensatzes hatten.

Sie können diese Informationen hinzufügen, indem Sie entweder Neues Objekt oben in Daylite auswählen oder indem Sie das Menü ... wählen und aus der vollständigen Liste der neuen Objekte auswählen.

(Benutzerdefinierte) Extra-Felder

Möglicherweise müssen Sie zusätzliche Informationen über den Firmendatensatz speichern, die nicht in den Standardfeldern enthalten sind. In diesem Fall können Sie bis zu 12 benutzerdefinierte Textfelder und 4 benutzerdefinierte Datumsfelder hinzufügen. Beispielsweise können Sie Details wie eine Kundennummer, die Gründungsnummer des Unternehmens, das Datum des Steuerjahresendes oder das Datum des Unternehmensjahresendes aufnehmen. .